Một trong những điều khó khăn nhất khi học một chương trình phần mềm mới là theo dõi tất cả các thuật ngữ mới, đặc biệt là trong một chương trình phức tạp như Adobe InDesign. Khi bạn kết hợp điều đó với tất cả các thuật ngữ kiểu chữ mới, sẽ có khá nhiều điều để học!

Vậy Overset Text trong InDesign là gì?

Trong quy trình công việc InDesign điển hình, mỗi đoạn văn bản trong tài liệu của bạn được đặt trong một khung văn bản hoạt động như một vùng chứa. Các khung này xác định kích thước và vị trí của văn bản trong bố cục InDesign của bạn.

Có thể liên kết nhiều vùng chứa với nhau để các đoạn văn bản dài chảy tự nhiên từ vùng văn bản này sang vùng văn bản tiếp theo trên nhiều trang, ngay cả khi chỉnh sửa hoặc thêm văn bản hoàn toàn mới. Nhưng khi InDesign hết dung lượng để hiển thị toàn bộ văn bản trong các khung văn bản hiển thị, nội dung văn bản không hiển thị được gọi là văn bản bị đặt quá mức.

Cách khắc phục văn bản bị đặt quá mức trong InDesign

Khi bạn lấp đầy khung văn bản với quá nhiều văn bản đến mức vượt quá khung, bạn sẽ nhận thấy rằng InDesign đặt một hộp nhỏ màu đỏ gần dưới cùng bên phải của hộp giới hạn khung văn bản, như minh họa bên dưới.

Đây không phải là chỉ báo thu hút sự chú ý nhất mà tôi từng thấy trong giao diện người dùng, nhưng nó được hiển thị ở đó vì nó cũng là nút được sử dụng để liên kết các khung văn bản với nhau (sẽ nói thêm về điều đó trong một phút nữa).

Tìm văn bản thừa của bạn bằng InDesign Preflight

Văn bản thừa thường không được chú ý cho đến khi đến lúc xuất tài liệu của bạn và bạn đột nhiên nhận được cảnh báo không mong muốn về văn bản thừa.

Nhưng khi bạn phát hiện ra rằng văn bản của mình bị ghi đè, điều cuối cùng bạn muốn làm là tìm kiếm trong hàng trăm trang, tìm hộp nhỏ màu đỏ ở cuối khung văn bản.

May mắn thay, có một phương pháp đơn giản hơn nhiều: bảng điều khiển Preflight . Làm theo các bước bên dưới để tìm văn bản overset trong InDesign.

Bước 1: Mở menu Cửa sổ , chọn menu con Đầu ra , và chọn Chuyến bay trước . Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt uốn ngón tay Command + Shift + Option + F (sử dụng Ctrl + Alt + Shift + F nếu bạn đang sử dụng InDesign trên PC).

Tùy thuộc vào cấu hình không gian làm việc của bạn, bạn cũng có thể xem bản xem trước của dữ liệu Preflight trong thanh thông tin ở cuối cửa sổ tài liệu chính. Nhấp đúp vào phần lỗi để mở bảng Preflight nhanh nhất có thể hoặc nhấp vào mũi tên để xem một số tùy chọn Preflight (hiển thị ở trên).

Bảng Preflight hiển thị tất cả các lỗi tiềm ẩn trong tài liệu của bạn, bao gồm cả văn bản thừa.

Bước 2: Nhấp vào mục có nhãn Văn bản trong cột Lỗi để mở rộng phần, sau đó thực hiện tương tự với cột mục có nhãn Văn bản đặt quá mức .

Mỗi khung văn bản chứa văn bản thừa sẽ được liệt kê,cũng như số trang có liên quan. Số trang cũng hoạt động như một siêu liên kết đến trang đó, cho phép bạn nhanh chóng chuyển đến vị trí xảy ra lỗi.

Khắc phục nhanh: Xóa tất cả văn bản thừa trong InDesign

Nếu bạn hoàn toàn chắc chắn rằng bạn không cần bất kỳ văn bản thừa nào, thì bạn có thể chỉ cần loại bỏ nó. Đôi khi văn bản thừa có thể khá dài, nhưng có một cách nhanh chóng để chọn tất cả và xóa nó.

Dưới đây là cách bạn có thể thực hiện.

Bước 1: Nhấp vào khung văn bản chứa văn bản bị đặt quá mức mà bạn đã tìm thấy bằng Preflight, sau đó đặt con trỏ văn bản tại phần cuối của văn bản bạn muốn lưu, bao gồm mọi dấu chấm câu cuối cùng.

Bước 2: Sử dụng phím tắt Command + Shift + End (sử dụng Ctrl + Shift + End nếu bạn đang sử dụng PC) để chọn tất cả văn bản nằm sau vị trí con trỏ hiện tại của bạn. Hãy nhớ rằng bạn sẽ không thể thấy điều này xảy ra vì văn bản quá khổ bị ẩn theo mặc định.

Bước 3: Nhấn phím Xóa và tất cả văn bản bị ghi đè sẽ biến mất, cùng với chỉ báo văn bản ghi đè nhỏ màu đỏ.

Hãy nhớ rằng mặc dù cách khắc phục nhanh này đơn giản và trực tiếp nhưng không phải lúc nào cũng là giải pháp tốt nhất – đặc biệt nếu bạn muốn phần văn bản thừa đó xuất hiện trên một trang khác.

Liên kết các khung văn bản mới

Phương pháp toàn diện hơn để sửa văn bản thừa là thêm một giâykhung văn bản và liên kết cả hai lại với nhau. Quá trình liên kết cực kỳ đơn giản và chỉ cần hai cú nhấp chuột.

Chuyển sang công cụ Văn bản bằng hộp công cụ hoặc phím tắt T , sau đó nhấp và kéo để xác định khung văn bản mới. Trong khung văn bản chứa văn bản thừa, tìm biểu tượng liên kết văn bản trong hộp giới hạn, như được hiển thị lại bên dưới.

Nhấp vào biểu tượng + nhỏ màu đỏ và InDesign sẽ 'tải' con trỏ của bạn bằng văn bản đã đặt quá mức.

Rất tiếc, tôi không thể chụp ảnh màn hình về sự thay đổi của con trỏ, nhưng sẽ rõ ràng ngay lập tức nếu nó hoạt động bình thường. Sau đó, chỉ cần nhấp vào khung văn bản thứ hai mà bạn muốn liên kết và văn bản sẽ chảy tự nhiên giữa hai vùng văn bản.

Chỉ báo văn bản quá khổ sẽ biến mất và cảnh báo sẽ biến mất khỏi bảng Preflight.

Cách sử dụng Chỉnh lại dòng văn bản thông minh để ngăn chặn văn bản bị đặt quá mức

Nếu bạn đang thiết lập nhiều văn bản vẫn đang trong quá trình hoàn thiện hoặc bạn không chắc chắn chính xác cách mình muốn để xác định khung văn bản của bạn trong suốt một tài liệu dài, bạn có thể thấy mình liên tục thêm và xóa các trang và khung văn bản ở cuối tài liệu khi văn bản phát triển và thu nhỏ.

Thay vì thực hiện việc này theo cách thủ công, bạn có thể định cấu hình InDesign để tự động thêm các trang mới vào cuối tài liệu của mình bằng cách sử dụng Dòng lại văn bản thông minh , một cách hiệu quảngăn chặn văn bản vượt quá.

Điều này hoạt động tốt nhất nếu bạn đang sử dụng các khung văn bản chính đã được thiết lập bằng các trang mẹ (trước đây gọi là trang chính).

Mở InDesign Preferences và chọn phần Type . Đảm bảo rằng Dòng lại văn bản thông minh được bật.

Nếu bạn không sử dụng các trang mẹ để xác định khung văn bản cho mỗi trang, bạn nên tắt cài đặt Giới hạn đối với khung văn bản chính .

Theo tùy chọn, bạn cũng có thể bật cài đặt Xóa các trang trống để đảm bảo rằng bạn không kết thúc với một loạt các trang trống ở cuối tài liệu của mình.

Nhấp vào OK và InDesign bây giờ có thể tự động chỉnh lại dòng văn bản để tránh văn bản bị đặt quá mức. Nó sẽ không ngăn chặn mọi trường hợp của văn bản quá khổ, nhưng nó có thể giúp ích rất nhiều!

Lời cuối cùng

Nội dung này bao gồm những kiến ​​thức cơ bản về văn bản thừa trong InDesign và cách bạn có thể khắc phục nó! Nói lời tạm biệt với những cảnh báo không mong muốn mà bạn nhận được khi thực hiện xuất PDF và thậm chí bạn có thể giữ chỉ báo cảnh báo Preflight ở màu xanh lá cây.

Chúc bạn sắp chữ vui vẻ!