คุณกดปุ่มส่งสำหรับอีเมลที่คุณเพิ่งเขียนขึ้น แล้วพบว่าส่งผิดคน มีบางสิ่งที่คุณไม่ควรพูด หรือพิมพ์ผิดเต็มไปหมด ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณต้องการนำกลับคืนก่อนที่ผู้รับจะอ่าน มันเกิดขึ้นกับพวกเราทุกคน และมันอาจเป็นความรู้สึกที่แย่มาก

คุณจะทำอย่างไร? คุณยกเลิกการส่งข้อความได้ไหม ใช่และไม่ใช่ เป็นคำถามที่ยุ่งยาก ขึ้นอยู่กับไคลเอนต์อีเมลที่คุณใช้ คำตอบสั้น ๆ คือ คุณสามารถทำได้ในบางกรณี ดังนั้น แม้ว่าจะเป็นไปได้ แต่ก็ไม่ใช่เรื่องที่คุณควรคาดหวัง

ลองมาดูอีเมลที่ยังไม่ได้ส่งกัน—เหตุใดคุณจึงต้องทำเช่นนั้นตั้งแต่แรก และความเป็นไปได้ในการทำเช่นนั้น ด้วยบริการและลูกค้าที่แตกต่างกัน นอกจากนี้ เราจะดูวิธีป้องกันความจำเป็นในการยกเลิกการส่งอีเมล

ทำไมฉันจึงต้องยกเลิกการส่งอีเมล

มีบางสถานการณ์ที่เราส่งข้อความ แล้วพบว่าเราไม่พร้อมที่จะส่งหรือไม่ควรส่งเลย

งานของฉันมักกำหนดให้ฉันต้องทำงาน ด้วยข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ฉันต้องแน่ใจว่าสิ่งที่ฉันส่งไปยังบุคคลที่ถูกต้องและเป็นข้อมูลที่พวกเขาสามารถมองเห็นได้ นี่เป็นสถานการณ์หนึ่งที่การไม่ส่งอีเมลอาจเป็นตัวช่วยให้รอดได้ หากงานของคุณอยู่ในสาย คุณคงไม่อยากส่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนไปให้ผิดคน หวังว่าหากคุณเผลอทำแบบนั้น คุณจะสามารถยกเลิกการส่งข้อความได้ก่อนที่มันจะเป็นเช่นนั้นล่าช้า

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือการส่งข้อความที่มีการพิมพ์ผิด อาจเป็นเรื่องน่าอาย แต่นั่นไม่ใช่จุดจบของโลก เว้นแต่จะเป็นเรื่องของนายจ้างหรือลูกค้าที่มีศักยภาพ ในกรณีนั้น อาจหมายถึงการสูญเสียโอกาสในการทำงานหรือลูกค้า

ความผิดพลาดอีกประการหนึ่งคือการส่งอีเมลโกรธไปยังเพื่อนร่วมงาน เจ้านาย หรือใครก็ตาม เมื่อเราแสดงความโกรธโดยไม่หยุดตัวเอง เรามักจะตอบสนองต่อบางสิ่งและเขียนสิ่งที่เราหวังว่าจะไม่มี กดปุ่มส่งโดยไม่คิด และคุณอาจตกอยู่ในสถานการณ์ที่เลวร้าย

ในโลกธุรกิจ หนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือการระบุอีเมลผิดคน คุณพิมพ์ชื่อผู้รับ และป้อนชื่อผู้รับอัตโนมัติในบางครั้ง

ยกเลิกการส่งอีเมล

ความสามารถในการยกเลิกการส่งอีเมลขึ้นอยู่กับบริการและอีเมลไคลเอนต์ที่คุณใช้ หากคุณใช้ Gmail คุณสามารถยกเลิกการส่งได้ แต่คุณต้องดำเนินการอย่างรวดเร็ว หากคุณใช้แอป Microsoft Outlook บนเซิร์ฟเวอร์ Microsoft Exchange คุณอาจสามารถเรียกคืนได้ แอพหรือบริการอื่นๆ อาจมีวิธีในการรับอีเมลที่น่าสงสัยกลับมา ผู้ให้บริการอื่นๆ เช่น Yahoo ทำไม่ได้

Gmail

คุณสามารถยกเลิกการส่งข้อความใน Gmail ได้ แต่มีเวลาจำกัดในการดำเนินการดังกล่าว คุณมีเวลาเพียงไม่กี่วินาทีในการดำเนินการ และคุณต้องทำก่อนที่จะคลิกที่หน้าต่างหรือแท็บอื่น เมื่อคุณถอยห่างจากหน้าจออีเมลหรือเวลาผ่านไป ข้อความนั้นส่งแล้ว

คุณลักษณะ “ยกเลิกการส่ง” หรือ “เลิกทำ” ใน Gmail ไม่ได้ยกเลิกการส่งอีเมลอย่างแท้จริง สิ่งที่เกิดขึ้นคือมีความล่าช้าก่อนที่ข้อความจะออกไป เมื่อคุณคลิกปุ่ม "ส่ง" ข้อความจะถูก "ระงับ" ตามระยะเวลาที่กำหนด เมื่อคุณกดปุ่ม "เลิกทำ" Gmail จะไม่ส่งข้อความ

คุณสามารถกำหนดค่าการหน่วงเวลาได้ตั้งแต่ 5 ถึง 30 วินาที สามารถตั้งค่าได้ในแท็บ "ทั่วไป" ของการตั้งค่า Gmail ดูด้านล่าง

ขั้นตอนการยกเลิกการส่งอีเมลนั้นค่อนข้างง่าย เมื่อคุณคลิก "ส่ง" บนข้อความของคุณแล้ว การแจ้งเตือนจะปรากฏที่มุมล่างซ้ายของหน้าต่าง Gmail ควรมีลักษณะเหมือนภาพด้านล่าง

คลิกปุ่ม “เลิกทำ” และจะหยุดส่งข้อความ Gmail จะเปิดข้อความต้นฉบับของคุณและอนุญาตให้คุณแก้ไขและส่งอีกครั้ง เพียงเท่านี้

MS Outlook

วิธีการยกเลิกการส่งอีเมลของ Microsoft Outlook นั้นแตกต่างกันอย่างมาก MS Outlook เรียกว่า "การเรียกคืน" แทนที่จะชะลอการส่งข้อความเป็นเวลาสองสามวินาทีเหมือนที่ Gmail ทำ จะส่งคำสั่งไปยังไคลเอ็นต์อีเมลของผู้รับและขอให้ลบออก แน่นอนว่าวิธีนี้ใช้ได้เฉพาะเมื่อผู้รับไม่ได้อ่านข้อความ และหากคุณทั้งคู่ใช้เซิร์ฟเวอร์ Microsoft Exchange

มีปัจจัยอื่นๆ สองสามอย่างที่ต้องมีเพื่อให้การเรียกคืนทำงานได้ การเรียกคืนข้อความประกอบด้วยการไปยังข้อความที่คุณส่งเข้ามาOutlook ค้นหาอีเมลที่ส่ง เปิด และค้นหาข้อความ "เรียกคืน" บนเมนู (ดูภาพด้านล่าง) Outlook จะแจ้งให้คุณทราบหากการเรียกคืนสำเร็จ

หากคุณต้องการดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีใช้การเรียกคืนของ Microsoft Outlook โปรดดูบทความของเรา: วิธีเรียกคืนอีเมลใน Outlook

เครื่องมือและเคล็ดลับ

มีบริการอีเมลและไคลเอนต์อื่นๆ มากมาย; หลายคนมีฟังก์ชั่นยกเลิกการส่งหรือเลิกทำบางประเภท ส่วนใหญ่ทำงานคล้ายกับ Gmail ซึ่งมีความล่าช้าในการส่ง หากคุณสงสัยว่าบริการ/ไคลเอนต์อื่นๆ ทำงานอย่างไร ให้ดูที่การตั้งค่าหรือการกำหนดค่าสำหรับอีเมลของคุณและดูว่าอาจทำให้การส่งล่าช้าได้หรือไม่

Microsoft Outlook มีการตั้งค่าการหน่วงเวลา ดังนั้นหากคุณไม่สามารถใช้การเรียกคืนได้ คุณสามารถมีความล่าช้าได้ หากต้องการหยุดอีเมล คุณจะต้องไปที่กล่องขาออกและลบทิ้งก่อนที่จะถูกส่ง ไคลเอนต์อื่นๆ จำนวนมากมีฟีเจอร์ที่คล้ายกันซึ่งสามารถนำไปใช้ได้

Mailbird เป็นตัวอย่างของไคลเอ็นต์อีเมลที่สามารถกำหนดค่าให้ชะลอการส่งข้อความได้

ไคลเอ็นต์ส่วนใหญ่มีฟีเจอร์ที่สามารถ ตั้งค่าเพื่อป้องกันคุณจากการส่งอีเมลที่ไม่ต้องการ

การป้องกันอีเมลที่ทำให้เสียใจ

แม้ว่าจะสามารถนำข้อความอีเมลกลับไปได้ แต่ก็มีโอกาสที่ดีที่การเรียกคืนจะล้มเหลวหรือคุณจะไม่โดน ปุ่ม “เลิกทำ” เร็วพอ วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับอีเมลที่น่าเสียใจคือการไม่ส่งในครั้งแรกสถานที่

ตรวจทานข้อความของคุณอย่างถี่ถ้วนก่อนส่ง: การพิสูจน์อักษรจะช่วยป้องกันไม่ให้คุณส่งอีเมลที่พิมพ์ผิดออกไป จะเป็นอย่างไรหากการพิสูจน์อักษรไม่ใช่สิ่งที่คุณถนัด รับบัญชี Grammarly เป็นแอปที่มีประโยชน์อย่างยิ่ง

อ่านข้อความของคุณซ้ำหลายๆ ครั้ง ปัญหาส่วนใหญ่มักเกิดขึ้นจากการส่งอีเมลไปยังที่อยู่ผิดหรือทำให้หัวเรื่องยุ่งเหยิง ดังนั้นโปรดตรวจทานพื้นที่เหล่านั้นโดยเฉพาะ

สำหรับอีเมลแสดงความไม่พอใจที่คุณเสียใจที่ส่งไป แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือบทสรุป ให้สามคำ: อย่ากดส่ง มีเรื่องเล่าว่า อับราฮัม ลินคอล์น เมื่อใดก็ตามที่เขาโมโห จะเขียนจดหมายถึงฝ่ายที่ละเมิด จากนั้นเขาไม่ได้ส่งมัน นโยบายของเขาคือทิ้งจดหมายไว้ในลิ้นชักเป็นเวลาสามวัน

หลังจากนั้น เขาจะเปิดลิ้นชัก อ่านจดหมายซ้ำ (มักจะหัวเย็นกว่ามาก) และตัดสินใจว่าจะส่งมันหรือไม่ . 100% เขาไม่ส่งมา บทเรียนที่นี่คืออะไร? อย่ากดส่งเมื่อคุณอารมณ์เสีย เดินจากไป กลับมา และใช้เวลาสักครู่เพื่อตัดสินใจว่าคุณต้องการจะระเบิดเพื่อน คนที่คุณรัก หรือเพื่อนร่วมงานจริงๆ

คำพูดสุดท้าย

การส่งอีเมลที่น่าเสียใจอาจเป็นเรื่องที่น่าอาย ในบางกรณี อาจทำให้คุณต้องเสียงาน ลูกค้า หรือเพื่อน นั่นเป็นเหตุผลที่จำเป็นต้องตรวจสอบข้อความอย่างละเอียดก่อนที่จะส่ง หากข้อความถูกส่งโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณสามารถยกเลิกการส่งก่อนที่จะถูกอ่านหรือถูกอ่าน

เราหวังว่าที่คุณพบว่าบทความนี้มีประโยชน์ โปรดติดต่อเราหากมีคำถามหรือความคิดเห็นใดๆ