Livet er travlt. Vi har forpligtelser, vi skal jonglere med, møder, vi skal deltage i, og opgaver, vi skal udføre. Hvis du skal holde styr på det hele, kan det føles, som om din hjerne er ved at eksplodere. Så skriv det hele ned! Eller endnu bedre, installer en app.

Opgavelister har eksisteret i hundreder af år og har hjulpet dig med at administrere dine opgaver, din tid og din fornuft. Softwareopgaveadministratorer går videre ved at vise påmindelser, gå ned til det, der er vigtigt, og synkronisere med din smartphone.

Ting og OmniFocus er to af de mest effektive to-do managers til Mac, som tilbyder nyttige funktioner i brugervenlige pakker. De koster noget, men lover at betale dig mange gange tilbage i form af øget produktivitet.

Det er ikke dine eneste muligheder. Faktisk er Mac App Store overfyldt med listeadministratorer og to-do-liste-apps. Mange af dem er ikke den tid værd, det tager at downloade dem. I denne anmeldelse vil vi gennemgå højt vurderede apps, der er værd at bruge din tid og opmærksomhed på, og hjælpe dig med at finde en, der passer bedst til dig.

Hvorfor stole på mig i denne vejledning?

Mit navn er Adrian, og jeg har mange ting at holde styr på. Det er måske en god ting, for jeg elsker at lege med apps, der hjælper mig med at administrere det hele. Jeg brugte Above & Beyond i 90'erne på mine bærbare Windows-computere, og da jeg blev Linux-nørd, gik jeg over til Task Coach og webapps som Todoist, Remember the Milk og Toodledo.

Da jeg flyttede til Mac, forelskede jeg mig i Cultured Code's Things, og jeg har brugt det med succes i de sidste ti år. Men jeg elsker at lege, så jeg har fem eller ti af disse apps installeret på min Mac, iPhone og iPad. Nogle bruger jeg, og andre leger jeg med fra tid til anden. Jeg har en stor interesse i OmniFocus og brugte det som min primære task manager i et par år. Jeg bruger også Apple Reminders ogWunderlist til at dele opgaver med min familie. Jeg vil dele nogle af mine erfaringer i løbet af anmeldelsen.

Hvad du skal vide om opgavestyring

Før vi ser på de enkelte apps, er der et par ting, du bør vide først.

1. Det er ikke nok at installere en ny app for at gøre dig mere produktiv

Apps er værktøjer, og de vil være til større nytte for dig, hvis du ved, hvordan du bruger dem effektivt. Lige nu findes der mange råd om, hvordan du bliver mere produktiv og får mere ud af dine apps. Du kan ikke læse det hele, men nogle undersøgelser vil give et stort udbytte af din investering. Start med at læse det materiale, der følger med din software til opgavestyring.

Mange har fundet værdi i at læse og praktisere David Allens bog "Getting Things Done". I den dækker han en række nyttige teknikker, herunder at registrere opgaver og idéer, efterhånden som de falder dig ind, at føre projektlister, hvor du identificerer den næste handling, der skal udføres, at overveje højere fokushorisonter som din vision og dine mål og at gennemgå alle dine lister hver uge. Jeg anbefaler den.

2. Der er plads til personlige præferencer

Vi er ikke alle ens. Vi har forskellige opgaver, som vi skal administrere, og vi har forskellige tilgange til den måde, vi organiserer dem på. Der er meget plads til personlige præferencer, og den app, der passer bedst til mig, passer måske ikke til dig. Find den app, der fungerer på den måde, du gør.

3. Lister er ikke kun til gøremål

Er du en listefører? De er nyttige til mange ting i livet. Brug ikke kun din app til at lave en liste over dine daglige gøremål - du kan bruge den til at holde styr på meget mere! Her er nogle idéer:

• Skriv en liste over de bøger, du gerne vil læse, og de film, du gerne vil se.
• Optegn de steder, du gerne vil rejse hen, og de mennesker, du gerne vil besøge.
• Hold styr på de regninger, der skal betales, og de datoer, hvor de skal betales.
• Lav en liste over de ting, du gerne vil opnå, mens du stadig lever.

4. Andre typer af apps, der hjælper med opgavestyring

I denne anmeldelse vil vi dække listeadministratorer, men husk, at der er andre typer apps, der kan hjælpe dig med at være produktiv og supplere din to-do-liste:

• kalendere til at administrere din tid (Apple Calendar, BusyCal, Fantastical),
• timere og Pomodoro apps til at holde dig fokuseret og ansvarlig (Be Focused, Timing),
• projektstyringsapplikationer (Merlin Project, OmniPlan, Pagico),
• notesapps til at holde styr på referencemateriale (Apple Notes, Evernote, Google Keep, Microsoft OneNote, Bear),
• outlinere til at strukturere dit liv og dine oplysninger (OmniOutliner, Outlinely, Workflowy, Dynalist),
• Kanban-tavler til at spore dit teams fremskridt (Trello, Any.Do, Freeter).

Hvem skal have denne?

For mange år siden sagde min ven Daniel til mig: "Jeg troede kun uorganiserede mennesker brugte to-do-lister." Jeg var uenig, men den oplevelse hjalp mig med at få klarlagt, at det ikke er alle, der sætter pris på at bruge en to-do-liste. Han er bestemt ikke den slags person, der ville bruge 80 dollars på en app! Måske har du det på samme måde. Jeg vil opfordre dig til at prøve en app til opgavestyring alligevel.

På det tidspunkt redigerede jeg flere blogs, styrede et par dusin forfattere og skulle overholde deadlines de fleste dage. Jeg kunne ikke have overlevet uden at få mest muligt ud af den bedste software til opgavestyring, jeg havde råd til. Hvis du har det samme, er du overbevist om idéen om at bruge en to-do-liste, og du skal bare finde den rigtige app til dig.

I "Getting Things Done" forklarer David Allen, at det at forsøge at huske alle de ting, du skal gøre, blot gør dit liv mere stresset. Når du skriver dem ned og får dem ud af hovedet, kan du slappe af og fokusere på den opgave, du skal udføre, og blive mere produktiv.

Næsten alle vil blive bedre organiseret ved at bruge en app med en to-do-liste. Når du har noteret alt det, du skal gøre, kan du blive objektiv. Det bliver nemmere for dig at få et overblik over, hvor lang tid det hele vil tage, hvilke opgaver der er vigtigst, og hvilke der slet ikke behøver at blive gjort. Du kan begynde at sætte det, du skal gøre, i en slags rækkefølge.

Husk, at nøglen til tidsstyring i virkeligheden er at sikre, at du bruger så meget tid som muligt på dine projekter af størst mulig værdi. Det handler mere om effektivitet end om effektivitet. Hvis du har for meget på din to-do-liste, skal du lære at uddelegere opgaver af mindre værdi effektivt.

Sådan har vi testet og udvalgt disse apps

Det er svært at sammenligne apps, der kan administrere din to-do-liste. Hver app har sine egne styrker, og der er en bred vifte af priser, funktioner og teknikker. Her er, hvad vi ledte efter, da vi evaluerede.

Hvor nemt er det at registrere opgaver?

Når du har tænkt på noget at gøre - eller nogen har bedt dig om at gøre noget - skal du få det ind i dit to-do system så hurtigt som muligt, ellers glemmer du det måske. Det skal være så nemt som muligt. Mange apps har en indbakke, hvor du hurtigt kan indtaste flere ting uden at skulle organisere dem på forhånd. Integration med andre apps er også nyttigt, så du kan tilføje en opgave fra f.eks. ene-mail direkte i din app.

Hvor alsidig er App'ens organisation?

Vi har alle forskellige roller og opgavekategorier, så du har brug for en app, der kan organisere tingene på en måde, der giver mening for dig. Du vil måske gerne adskille arbejdsopgaver fra dine personlige opgaver og oprette en række lister, der passer til dine ansvarsområder. Mapper, tags, prioriteter og flag er nogle af de måder, en app kan give dig mulighed for at skabe struktur.

Giver appen forskellige måder at se dine opgaver på?

Når du organiserer opgaver, er det nyttigt at se detaljerne for hvert enkelt projekt. Når du udfører opgaver, er det nyttigt at gruppere dem på forskellige måder. Du vil måske gerne se en liste over alle de opgaver, der snart skal udføres, hurtigt tjekke alle de telefonopkald, du skal foretage, eller oprette en liste over de opgaver, du har til hensigt at udføre i dag. Mange apps giver dig mulighed for at se dine opgaver efter kontekst, filtrere efter tag eller give dig besked omNogle apps giver dig endda mulighed for at oprette brugerdefinerede visninger.

Hvordan håndterer appen datoer?

Nogle opgaver er forbundet med en dato - oftest en deadline, f.eks. en hjemmeopgave. Det er nyttigt at se en liste over opgaver, der skal udføres i dag (eller i løbet af de næste par dage), og nogle opgaver kan fortjene en pop-up-meddelelse, der minder dig om det. Nogle opgaver er tilbagevendende og skal udføres på en bestemt dag hver uge, måned eller år, f.eks. at sætte skraldet ud. Du kan have nogle opgaver, som du ikke kanDe skal ikke fylde din liste, så nogle apps lader dig skjule dem fra din liste indtil en senere dato - en funktion, som jeg finder meget nyttig.

Er appen til en enkeltperson eller et hold?

Mange af de apps, som vi vil gennemgå i denne anmeldelse, er kun til én person. Andre giver dig mulighed for at dele lister og uddelegere opgaver med andre. Hvad har du brug for? Mange foretrækker at bruge to forskellige apps, en til personlig brug (som andre medlemmer af teamet ikke kan ødelægge) og en til delte opgaver og projekter.

Kan appen synkroniseres til mobilen?

Jeg tjekker min to-do-liste mere på min telefon og iPad end på min computer. Jeg gennemgår ofte mine opgaver på farten og tilføjer nye opgaver, så snart jeg kommer i tanke om dem. Mobile apps er nyttige og bør synkroniseres hurtigt og pålideligt med din Mac.

Hvor meget koster det?

De bedste to-do-liste-apps er ikke billige, og efter min mening er prisen berettiget. Det er ikke alle, der er enige, så vi har inkluderet apps i hele prisklassen, helt ned til gratis. Her er, hvad de apps, vi dækker, koster, sorteret fra billigst til dyrest:

• Apple Reminders - gratis
• WeDo - gratis
• GoodTask 3 - $19.99
• 2Do - $24.99
• TaskPaper - $24.99
• OmniFocus - $39.99
• Todoist - $44.99/år
• Ting 3 - $49.99
• OmniFocus Pro - $79.99

Lad os nu komme til listen over vinderne.

De bedste apps til Mac til at lave en to-do-liste: Vores bedste valg

Bedste valg for de fleste: Ting 3

Kulturel kode Ting er en elegant og moderne opgavehåndtering, og den er for nylig blevet ombygget fra bunden. Opgaverne er logisk organiseret efter ansvarsområde, projekt og tag, og de kan ses på flere måder - opgaver, der skal udføres i dag eller i nær fremtid, opgaver, der kan udføres når som helst, og opgaver, du måske får tid til at udføre en dag.

$49,99 i Mac App Store. En fuldt funktionel 15-dages prøveversion er tilgængelig på udviklerens websted. Findes også til iOS.

Things har været min primære opgaveadministrator siden 2010 - næsten lige så længe, som jeg har brugt en Mac. Det passer godt til mig, og måske passer det også godt til dig.

Ovenfor er et skærmbillede af tutorialprojektet. Appen ser ren ud, og der er en vis logik i dens opbygning. Venstre rude indeholder en liste over dine ansvarsområder og projekter, og over dem er der genveje til smarte mapper, der giver dig nyttige overblik over dine opgaver.

Ansvarsområder er de kategorier, der opsummerer dine vigtigste roller og interesser. Det kan være så enkelt som "Arbejde" og "Hjem", men jeg synes, det er nyttigt at medtage yderligere områder som "Cykling", "Teknik" og "Økonomi".

Du kan tilføje opgaver under hvert af disse områder, eller du kan tilføje projekter til job, der kræver flere opgaver. Under "Familie" har jeg f.eks. et projekt, der indeholder en liste over de steder, vi gerne vil besøge, mens vi bor i en anden stat det næste år, og under "Arbejde" har jeg et projekt, der vedrører skrivning af denne anmeldelse.

De smarte mapper øverst på listen viser opgaverne efter dit engagement i dem:

• I dag indeholder de opgaver, du skal afslutte i dag. Det omfatter de opgaver, der skal udføres i dag, og de opgaver, du har markeret, at du vil arbejde på i dag. Du kan også angive separate opgaver, der skal udføres i aften.
• Kommende Opgaver har startdatoer eller forfaldsdatoer, der er nært forestående. Disse er angivet efter dato sammen med begivenheder fra din kalender.
• Til enhver tid indeholder vigtige opgaver, som du kan arbejde på nu, men som ikke har en deadline.
• En dag er en liste over opgaver, som du ikke har forpligtet dig til at udføre endnu. Det kan være ting på ønskelisten eller opgaver, som du ikke har tid til lige nu.

Andre mapper omfatter Indbakke hvor du hurtigt kan indtaste nye opgaver, den Logbog som indeholder alle dine udførte opgaver, og den Affald .

Things tilbyder to yderligere organisationsmetoder. Den første er rubrikker Et stort projekt kan blive besværligt, og med overskrifter kan du opdele det i mindre afsnit. Det er mere overskueligt end at have en stor, rodet liste og enklere end at oprette to forskellige projekter.

Ting giver dig også mulighed for at kategorisere dine opgaver ved hjælp af tags. En opgave kan tildeles flere tags, og disse kan bruges til en række forskellige formål. Her er nogle eksempler:

• Kontekst , f.eks. hjem, arbejde, telefon.
• Mennesker , så du hurtigt kan finde opgaver, du skal tale med nogen om, eller opgaver, der vedrører en bestemt kunde.
• Prioritet , så du kan fokusere på de vigtigste opgaver.
• Nødvendig energi , så du kan vælge lette eller udfordrende opgaver alt efter, hvor meget energi du har.
• Nødvendig tid , f.eks. 15m, 30m, 1 time, så hvis du har begrænset tid, kan du stadig finde noget at lave.

Når du har oprettet nogle tags, kan du filtrere en liste, så den kun viser de elementer, der er tagget på en bestemt måde. Her er f.eks. de opgaver, jeg kan udføre når som helst, der er tagget "Telefon".

Things understøtter også tjeklister, hvilket er nyttigt til opgaver med flere trin, som ikke er vigtige nok til at blive oprettet som et projekt.

Things tilbyder tre datofunktioner:

• Når (startdato). Nogle opgaver kan ikke startes endnu, så de bør ikke fylde din to-do-liste. Indstillingen "Hvornår" skjuler opgaven, indtil du rent faktisk kan begynde at arbejde på den, men du vil altid kunne finde den i sektionen Kommende opgaver.
• Deadline (Nogle opgaver har en tidsfrist, og det kan få konsekvenser, hvis du ikke overholder den!
• Påmindelse (meddelelse). For de opgaver, du ikke kan tillade dig at glemme, kan du indstille en påmindelsesalarm på et bestemt tidspunkt den dag, hvor de skal udføres.

Things er designet til enkeltpersoner og giver dig ikke mulighed for at dele eller tildele opgaver. Der findes mobile versioner af appen til iPhone og iPad, og synkroniseringen er pålidelig.

Things koster 49,99 dollars og er ikke billig, og hvis du skal bruge iPhone- og iPad-versionerne, er den endnu dyrere. Jeg synes, at den er hver en øre værd. Du kan læse mere i min fulde anmeldelse af Things-appen.

Bedste valg for storbrugere: OmniFocus

OmniGroup's OmniFocus er et værktøj til power users til at få tingene gjort. Unikke funktioner som skitser og perspektiver giver dig mulighed for at optimere din arbejdsgang, og gennemsynsfunktionen giver dig mulighed for regelmæssigt at tjekke op på dine projekter.

Power-brugere vil have Pro-versionerne af både Mac- og iOS-apps, som koster hele 139,98 USD. Hvis du lægger stor vægt på produktivitet, er det måske et godt køb.

$39,99 i Mac App Store eller på udviklerens websted. Der findes en 14-dages prøveversion på udviklerens websted. OmniFocus Pro fås for $79,99 på udviklerens websted, eller du kan opgradere ved hjælp af et køb i appen. Findes også til iOS.

OmniFocus kan alt det, som Things kan, og mere til. Det er et kraftfuldt og fleksibelt værktøj, der kan tilpasse sig din måde at gøre tingene på. For at opnå de bedste resultater skal du købe og omhyggeligt konfigurere Pro-versionen. Det koster altså mere og kræver mere arbejde at konfigurere den.

Du kan se dine OmniFocus-opgaver efter projekt eller efter kontekst. Projektvisning giver dig mulighed for at organisere det, du skal gøre, i detaljer. Du kan oprette så mange mapper og undermapper, som du har brug for, for at give kategorier til at placere dine opgaver og projekter i.

Projekter kan være parallelle eller sekventielle. Et parallelt projekt har opgaver, der kan udføres i vilkårlig rækkefølge, mens opgaverne i et sekventielt projekt skal udføres i den rækkefølge, de er opført. Du kan bruge skitseringsfunktionen til at oprette et hierarki af delopgaver. Jeg er vild med idéen, men synes, at grænsefladen er lidt besværlig, og jeg ville ønske, at den fungerede mere som OmniOutliner.

Kontekstvisning er ofte den bedste måde at arbejde med dine opgaver på. Du kan finde konteksten "Telefon" frem, hvis du er i humør til at chatte, eller konteksten "Besøg", når du handler. Alle relevante opgaver fra alle dine projekter vil være der. Men mens du med Things kan anvende et ubegrænset antal tags, kan hver OmniFocus-opgave kun tilknyttes en enkelt kontekst.

Det er vigtigt med regelmæssige gennemgange. I OmniFocus kan du definere, hvor ofte hvert projekt skal gennemgås. Gennemgangsvisningen viser dig alle projekter, der skal gennemgås.

Men den virkelige styrke i OmniFocus Pro er dens Perspektiver , hvor du kan oprette så mange brugerdefinerede visninger, som du har brug for. Du kan oprette et perspektiv, der efterligner Visningen i dag i Ting, som viser alle opgaver, der er markeret eller skal udføres i dag.

Du kan oprette "Hjem" og "Arbejde"-perspektiver, have et til opgaver, der snart skal udføres, og et andet til opgaver, der er sat på vent. Denne funktion findes kun i Pro-versionen og giver dig virkelig mulighed for at tilpasse appen.

Konkurrencen og sammenligninger

Der findes masser af alternativer. Her er et par meget populære apps, som du måske kan overveje.

2Do anbefales i mange anmeldelser og er højt vurderet i App Store. Den har mange af de samme funktioner som vores vindere og koster det samme som Things.

Appen tilbyder tags og meddelelser, lister og projekter, mobilapps og synkronisering. Selv om den ser ret enkel ud, er der masser af kraft under kølerhjelmen, herunder smarte lister, som ligner OmniFocus' perspektiver. Det er konfigurerbare gemte søgninger, der kan trække opgaver fra alle dine lister, f.eks. alle opgaver, der skal udføres inden for de næste tre dage, og som er tagget "bill".

2Do koster $49,99 i Mac App Store eller $9,99 pr. måned på Setapp. Findes også til iOS og Android.

GoodTask 3 er baseret på Macs standardprogram til påmindelser og kalendere og tilføjer funktionalitet. Det gør det til et godt valg, hvis du allerede bruger Apples produktivitetsapps, men ønsker, at de var mere effektive.

Ligesom 2Do har GoodTask smarte lister, som søger efter opgaver fra bestemte lister, eller som indeholder (eller udelukker) bestemte tags. Denne funktion er ikke så effektiv som OmniFocus' perspektiver, men den er alligevel nyttig. Andre funktioner omfatter delopgaver, gentagne opgaver, manuel sortering og hurtige handlinger.

GoodTask 3 koster 19,99 USD i Mac App Store eller 9,99 USD/måned på Setapp. Der findes en prøveversion. Findes også på iOS.

Todoist startede som en webapp, men har nu apps til de fleste platforme, herunder Mac. Jeg brugte det længe for over ti år siden, og det har udviklet sig meget siden da.

Den gratis version indeholder alt, hvad du behøver for at komme i gang, men indeholder ikke alle funktionerne i vores vindere. Den giver dig mulighed for at registrere og organisere opgaver, huske deadlines og gennemgå den kommende uge. Du kan kortlægge dine opgaver med projekter og mål, og fremhæve opgaver, der er vigtige med farvekodede prioritetsniveauer, og endda visualisere dine fremskridt med attraktive diagrammer oggrafer.

Der er visse begrænsninger i den gratis version. Du kan maksimalt have 80 projekter, og op til fem personer kan få adgang til et projekt. Ja, det er en app til flere brugere. Et premium-abonnement øger disse tal til 200 og 50 og låser op for endnu flere funktioner som f.eks. skabeloner, etiketter, temaer og brugerdefinerede visninger.

Download Todoist fra Mac App Store. Det er gratis for et basisabonnement og 44,99 USD/år for premium.

OpgavePapir 3 er helt anderledes end de andre apps, vi har nævnt. Det er en ren tekst-app og meget minimalistisk. Den er også ret smart og tilbyder en meget anderledes måde at arbejde med dine opgaver på. Du organiserer dine projekter, opgaver og delopgaver i en oversigt, og jeg finder det mere intuitivt end OmniFocus' oversigtsfunktioner. Du kan bruge tags på hvert enkelt element og hurtigt filtrere hele din liste efter et bestemt tag.

Da min datters familie flyttede ind hos os for et par år siden, var det en stor opgave at omlægge huset. Jeg brugte derfor en TaskPaper-fil i Editorial på min iPad til at organisere og følge vores fremskridt. Jeg har lige forsøgt at åbne denne fil i TaskPaper til Mac for første gang, og det fungerede perfekt.

TaskPaper koster $24,99 i Mac App Store eller $9,99 pr. måned på Setapp. Der findes en prøveversion til 7 dage.

Gratis alternativer

Her er nogle måder, hvorpå du kan administrere din to-do-liste uden at bruge penge.

Brug pen og papir

Du behøver ikke nødvendigvis at bruge en app til at administrere din to-do-liste. Der er noget tilfredsstillende ved at strege færdige opgaver af fra en liste på papir. Du kan skrive på bagsiden af en kuvert med en blyant eller købe en stilfuld Moleskine eller Daytimer, det er helt op til dig.

Der er en vis grad af redundans og gentagelse, når man bruger pen og papir. Det kan du finde frustrerende, eller du kan finde det en god måde at gennemgå dine opgaver hver dag på. Produktivitetssystemer på papir ser ud til at tage fart igen, og der udvikles nye metoder som Bullet Journal.

Gratis apps til Mac til at lave en to-do-liste

Apple påmindelser er allerede installeret på din Mac, iPhone og iPad og giver dig mulighed for at oprette opgaver med påmindelser og delte lister. For nogen tid siden flyttede jeg vores familiens indkøbsliste fra Wunderlist til Reminders, og det fungerer godt. Min kone og jeg kan tilføje ting til listen, og de opdateres automatisk på begge vores telefoner. Det fungerer godt.

Siri-integrationen er meget nyttig. Du vil ikke tro, hvor mange gange jeg siger til Siri: "Mind mig om at tjekke vaskemaskinen om 90 minutter." Den opretter en påmindelsesopgave for mig og giver mig besked 90 minutter senere uden at fejle.

Gratis webtjenester til opgavelister

I stedet for at bruge en Mac-app er der en hel del web-apps, der kan administrere din to-do-liste. Du kan få adgang til dine opgaver fra enhver enhed uden at installere noget som helst.

Toodledo er ikke den mest attraktive webapp derude, men den er gratis og indeholder alle de funktioner, du kan ønske dig. Der findes også mobilapps.

Google Tasks er enkel og har ikke mange funktioner, men hvis du bruger andre Google-apps som Gmail eller Google Kalender, er den godt integreret og kan være praktisk.

Asana er en fantastisk måde at dele og tildele opgaver til dit team på og er gratis for op til 15 teammedlemmer. Der findes en Pro-plan til $9,99/måned, som giver mulighed for flere medlemmer og indeholder flere funktioner.

Basisabonnementet til Remember the Milk er gratis og indeholder mange funktioner. Hvis du vil have mere, kan du opgradere til Pro-abonnementet for $39,99 pr. år.

GQueues Lite indeholder alle de grundlæggende funktioner, du har brug for, gratis. Opgrader og få yderligere funktioner for $25 pr. år.

Trellos tavler, lister og kort giver dig og dit team mulighed for at organisere og prioritere jeres projekter. Grundversionen er gratis, og hvis du har brug for yderligere funktioner, koster Business Class 9,99 USD/bruger/måned.