İş arkadaşlarınıza acil bir e-posta yazmayı yeni bitirdiniz ve göndermek için acele ediyorsunuz - düzeltme yapmaya vaktiniz yok. Gönder düğmesine basıyorsunuz. Hemen ardından farkına varıyorsunuz: tüm grubunuza görmemeleri gereken bir bilgi göndermişsiniz. Gulp .

Ne yaparsınız? Microsoft Outlook kullanıyorsanız ve alıcılarınız Outlook kullanıyorsa ve hızlı bir şekilde harekete geçerseniz, mesajı kimse görmeden geri çağırabilirsiniz.

Zor bir ihtimal olabilir ama işe yaradığını gördüm. Denemeye hazır mısınız? Nasıl yapılacağını öğrenmek için okumaya devam edin.

Neden Geri Çağırma Yapmam Gerekiyor?

Bazen hassas bilgilerle çalışıyorum ve bu bilgileri yanlış kişiye gönderme hatasına düşüyorum. Bu muhtemelen en kötü senaryo çünkü mesajı geri çağırmak her zaman işe yaramıyor. Özel veriler söz konusu olduğunda kesinlikle buna güvenmemelisiniz. Aşağıda geri çağırmanın ne zaman işe yarayıp yaramadığına bir göz atacağız.

Öte yandan, yazım hatalarıyla posta göndermek o kadar da büyük bir mesele değildir. Evet, utanç vericidir, ancak dünyanın sonu değildir. Hatta gönderdiğinizde mesajlarınızı gerçekten kimin okuduğuna dair size bir fikir verebilir. Geri çağırma, bir dilbilgisi felaketinden kurtulmanıza yardımcı olabilir - ancak yine de buna güvenmeyin.

Birine kızgın ya da üzgünseniz ve o anın sıcaklığıyla ona sert, filtresiz, incitici bir mesaj yazarsanız - ilişkileri bozan türden. Bu sizi ister patronunuz, ister iş arkadaşınız, ister arkadaşınız ya da sevgiliniz olsun, incinmiş bir dolabın içine koyabilir. Bu benim başıma geldi - keşke o zaman bir geri çağırma düğmem olsaydı!

Bazen mesajı gönderirken otomatik doldurma özelliğine dikkat etmeyiz ve mesajın yanlış kişiye gittiğini çok geç fark ederiz. Başkasına gönderilmesi gereken e-postalar aldım; bu her zaman olur. Şanslıysanız, bir geri çağırma işe yarayabilir ve sizi hatanızdan kurtarabilir.

Eminim aklıma gelmeyen başka durumlar da vardır ama siz anladınız. Keşke göndermeseydim dediğiniz bir postayı göndermek çok kolay. Şimdi Microsoft Outlook uygulamasında e-postaların nasıl geri çağrılacağına bir göz atalım.

Bir E-postayı Geri Çağırma Adımları

Aşağıdaki adımlar şunları yapmanızı sağlayacaktır girişim Outlook'ta bir e-postayı geri çağırmak için. Zamanın kritik bir faktör olduğunu unutmayın. Bunu kişi e-postayı açmadan önce yapmalısınız! İşlemin başarısız olmasına neden olabilecek kontrolünüz dışında başka faktörler de vardır. Bunlar hakkında daha fazla bilgiyi bir sonraki bölümde okuyabilirsiniz.

İşte yapmanız gerekenler:

1. Gönderilmiş Öğeler Klasörünü Seçin

Outlook'un sol tarafındaki gezinti veya klasör bölmesinde "Gönderilmiş Öğeler" klasörünü seçin.

2. Gönderilen Mesajı Bulun

Gönderilen öğeler listesinde, geri çağırmak istediğiniz öğeyi bulun ve seçin. Kendi penceresinde açmak için çift tıklayın.

3. Geri Çağırılacak Eylemi Seçin

Pencerede, "Mesaj" sekmesini seçin. Ardından, "Taşı" bölümünden "Diğer Taşı Eylemleri "ni seçin.

Şimdi "Bu mesajı geri çağır" seçeneğini seçin.

4. Seçenekler'i seçin

"Mesajın okunmamış kopyalarını silmek" mi yoksa "Okunmamış kopyaları silip yeni bir mesajla değiştirmek" mi istediğinize karar vermeniz gerekecektir. Geri çağırmanın başarılı olup olmadığını bildiren bir mesaj almayı da seçebilirsiniz. Onay almak istiyorsanız kutuyu işaretleyin. Çalışıp çalışmadığını öğrenmenin tek yolu bu olabileceğinden bu önerilir.

Mesajı değiştirmeyi seçtiyseniz, mesajla birlikte yeni bir pencere açılacaktır. Gerekli değişiklikleri yapın, ardından göndermeye hazır olduğunuzda "Gönder "e tıklayın.

5. Onay Arayın

Bildirim için kaydolduğunuzu varsayarsak, ne olduğunu size bildiren bir mesaj göreceksiniz. Orijinal e-postanın kime gönderildiğini, konusunu ve gönderildiği saati size söyleyecektir. Geri çağırmanın başarılı olup olmadığını, geri çağırma tarihi ve saatiyle birlikte göreceksiniz.

Geri Çağırmanın İşe Yaraması için Neye İhtiyacınız Var?

Peki, yıldızlar aynı hizaya gelirse, bir e-postayı geri çağırmak işe yarar mı? Dürüst olmak gerekirse, bu bir şans işi. Bununla birlikte, bu mümkün, bu yüzden bir e-posta geri çağırmanın başarılı olması için neler olması gerektiğine bir göz atalım.

Outlook Uygulaması

İlk gereklilik Microsoft Outlook masaüstü uygulamasını kullanıyor olmanızdır. Microsoft'un web arayüzünden geri çağırma yapamazsınız.

Microsoft Exchange

Bir Microsoft Exchange posta sistemi kullanıyor olmalısınız. Siz ve alıcı aynı Exchange sunucusunda olmalısınız. Eğer bu bir iş durumuysa, iş arkadaşlarınızla aynı Exchange sunucusunda olma şansınız vardır. Bu, onlar için işe yarayabileceği, ancak şirketiniz dışındaki herhangi biriyle çalışmayacağı anlamına gelir.

Açılan Mesajlar

Geri çağırma yalnızca alıcı e-postayı henüz açmadıysa işe yarayacaktır. E-postayı açtıklarında artık çok geçtir. E-posta yerel gelen kutularına indirilmiştir.

İsteği Yoksaymak İçin Yapılandırıldı

Outlook, iletilerin gelen kutunuzdan geri çağrılamayacağı şekilde yapılandırılabilir. Alıcınız için durum böyleyse, geri çağırma işleminiz çalışmayacaktır.

Yönlendirilmiş Posta

E-posta gönderdiğiniz kişinin iletileri başka klasörlere taşımak için kuralları varsa ve bu kurallar sizin iletinizi de içeriyorsa, geri çağırma işlemi çalışmaz. Yalnızca ileti okunmadığında ve kişinin gelen kutusunda kaldığında çalışır.

Geri Çağrılması Gereken E-posta Gönderimini Önleyin

Gördüğümüz gibi, bir Outlook mesajı geri alınabilir, ancak geri alma işleminin başarısız olma ihtimali yüksektir. Pişmanlık yaratan e-postalarla başa çıkmanın en iyi yolu, onları ilk etapta göndermemektir. Kulağa basit geliyor, ama öyle olmadığını biliyorum. Gerçekte, hepimizin başına geliyor, ancak onları göndermeyi önlemek için yapabileceğimiz bazı şeyler var.

Aşağıdaki yöntem garip gelebilir, ancak faydalıdır: Outlook'u e-postayı göndermeden önce bir gecikme olacak şekilde yapılandırabilirsiniz. Bu, gönder düğmesine bastığınızda, iletinin gönderilmeden önce belirli bir süre giden kutunuzda kalacağı anlamına gelir. Bu size e-postaları gerçekten gönderilmeden önce silme/iptal etme şansı verir. Bunun nasıl yapılacağına ilişkin talimatlar için Microsoft'un bu makalesine göz atın.

Bence yapılacak en iyi şey, yazdıklarınızı göndermeden önce iyice gözden geçirmek veya düzeltmektir. Bazen acelemiz olduğunu biliyorum, ancak kendi kendine düzeltme yapmak hatalarınızın %95'ini yakalayacaktır. Düzeltme okumada iyi değilseniz, Outlook'ta metninizi gözden geçirmek için kullanılabilecek Grammarly gibi bir dilbilgisi denetleyicisini deneyin.

E-postanızı birkaç kez tekrar okumak birçok sorunu önleyebilir. Ne gönderdiğinizi bilmenizi sağlar. Alıcı listesini (CC listesi dahil) ve konuyu gözden geçirmeyi unutmayın, çünkü sorunlar genellikle burada ortaya çıkar.

İş arkadaşınıza gönderdiğiniz için pişman olduğunuz kötü e-postaya gelince, bu biraz farklı olabilir. Bunun için yapılacak en iyi şeyin önce mesajı yazmak olduğunu buldum. Yanlışlıkla göndermek istemediğiniz için henüz kimseye hitap etmeyin.

Yazdıktan sonra tekrar okuyun. Sonra bilgisayarınızdan ya da en azından Outlook'tan uzaklaşın. 15-20 dakika sonra geri dönün ve tekrar okuyun. Söylediklerinizden memnun musunuz? Karşınızdaki kişiyle bu şekilde mi iletişim kurmak istiyorsunuz?

Uzaklaşmak, pişman olduğunuz şeyleri söylediğiniz o anın sıcaklığıyla verdiğiniz tepkiyi önleme şansı verir. Bu, sorununuzu açıklamak için daha sakin bir yol bulabilirseniz metni gözden geçirmenize de olanak tanır.

Mesajınızın çok sert olduğunu veya uygun olmadığını düşünüyorsanız, her zaman silebilir ve daha sonra yeni bir tane yazabilirsiniz. Göndermeye gerçekten hazırsanız, "Kime" alanını alıcının adıyla doldurun ve gönderin. Bu süreç en azından size sakinleşme ve mantıklı bir karar verdiğinizden emin olma şansı verir.

Son Sözler

Gönderdiğinize pişman olduğunuz bir e-posta nedeniyle zor durumdaysanız, Outlook'un geri çağırma özelliği alıcılar okumadan önce e-postayı kaldırmanıza yardımcı olabilir.

Bu özellik kesinlikle güvenmeniz gereken bir şey değildir. Çalışmasını sağlamak için birçok değişken vardır. Muhtemelen kişi siz geri çağırma talebini göndermeden önce bunu okuyacaktır.

En iyi uygulama, zaman ayırmak, e-postalarınızı düzeltmek ve üzerinde düşünmek için zaman harcamadığınız tepkisel mesajları göndermemeye çalışmaktır. Başka bir deyişle, pişmanlık yaratan e-postalar için en iyi çözüm önlem almaktır.