Управо сте завршили са састављањем хитне е-поруке својим колегама и журите да је пошаљете – немате времена за коректуру. Притиснуо си дугме за слање. Затим, одмах затим, долази до спознаје: послали сте читавој групи информације које не би требало да виде. Гулп .

Чиме се бавите? Ако користите Мицрософт Оутлоок, а ваши примаоци користе Оутлоок, а ви брзо предузмете акцију, можда ћете моћи да се сетите поруке пре него што је неко види.

Могло би да буде далеко—али ја сам видео сам да ради. Спремни да пробате? Читајте даље да бисте сазнали како.

Зашто бих морао да се сетим?

Понекад радим са осетљивим информацијама и направио сам грешку што сам их послао погрешној особи. Ово је вероватно најгори сценарио јер опозив поруке не функционише увек. Дефинитивно се не треба ослањати на то када су у питању приватни подаци. У наставку ћемо погледати када опозива функционишу, а када не.

С друге стране, слање поште са грешкама у куцању није тако велика ствар. Да, срамотно је, али није смак света. Може вам чак дати идеју о томе ко заправо чита ваше поруке када их шаљете. Подсећање би вам можда могло помоћи да се опоравите од граматичке катастрофе—али опет, не рачунајте на то.

Ево заблуде: ако сте узнемирени или љути на некога и, у жару тренутка, напишите им оштра, нефилтрирана, штетна порука — онаква каква се ломиодносима. Ово би вас могло ставити у повријеђени ормарић, било да се ради о шефу, сараднику, пријатељу или другом значајном. Ово ми се догодило — заиста бих волео да сам тада имао дугме за опозив!

Понекад не обраћамо пажњу на аутоматско попуњавање када адресирамо поруку и откријемо, прекасно, да је отишла на погрешна особа. Добио сам имејлове намењене неком другом; то се дешава стално. Ако будете имали среће, опозив ће можда успети и спасити вас од ваше грешке.

Сигуран сам да постоје друге ситуације на које не размишљам, али схватате. Лако је послати пошту за коју бисте желели да нисте послали. Хајде да погледамо како да опозовемо е-пошту у оквиру апликације Мицрософт Оутлоок.

Кораци за позивање е-поште

Следећи кораци ће вам омогућити да покушате да опозовете е-пошту у Оутлоок-у. Запамтите да је време критичан фактор. Ово морате учинити пре него што га особа отвори! Постоје и други фактори ван ваше контроле који могу узроковати неуспех процеса. Више о њима можете да прочитате у следећем одељку.

Ево шта треба да урадите:

1. Изаберите фасциклу са послатим ставкама

У окну за навигацију или фасциклу на левој страни Оутлоок-а изаберите фасциклу „Послате ставке“.

2. Пронађите послату поруку

На листи послатих ставки пронађите и изаберите ону коју желите да се сетите. Двапут кликните да бисте је отворили у сопственом прозору.

3. Изаберите Акција заРецалл

У прозору изаберите картицу „Порука“. Затим у одељку „Премести“ изаберите „Још радњи премештања“.

Сада изаберите „Позови ову поруку“.

4. Изаберите Опције

Мораћете да одлучите да ли желите да „Избришете непрочитане копије поруке“ или „Избришите непрочитане копије и замените новом поруком“. Такође можете изабрати да примите поруку која вас обавештава да ли је опозив успешан. Означите поље ако желите да примите потврду. Ово се препоручује јер је то можда једини начин на који знате да ли функционише.

Кликните на „ОК“. Ако сте изабрали да замените поруку, отвориће се нови прозор са поруком. Унесите потребне измене, а затим кликните на „Пошаљи“ када будете спремни да га пошаљете.

5. Потражите потврду

Под претпоставком да сте се пријавили за обавештење, видећете поруку која вас обавештава шта се догодило. Рећи ће вам коме је послата оригинална е-порука, њен предмет и време када је послата. Видећете да ли је опозив био успешан, заједно са датумом и временом повлачења.

Шта вам је потребно да бисте опозив радили

Дакле, ако су звездице поравнате, опозив емаил рад? Да будем искрен, то је срање. Ипак, могуће је, па хајде да погледамо шта треба да се деси да би опозив е-поште био успешан.

Оутлоок Апп

Први услов је да морате користити МицрософтОутлоок десктоп апликација. Нећете моћи да се сетите са Мицрософтовог веб интерфејса.

Мицрософт Екцханге

Морате да користите Мицрософт Екцханге систем поште. Ви и прималац морате бити на истом серверу за размену. Ако је то радна ситуација, постоји шанса да ћете бити на истом Екцханге серверу као и ваши сарадници. То значи да би могло да функционише за њих, али не и за било кога ван ваше компаније.

Отворене поруке

Опозив ће функционисати само ако прималац још није отворио имејл . Једном када га отворе, онда је прекасно. Преузето је у њихово локално пријемно сандуче.

Конфигурисано да игнорише захтев

Оутлоок се може конфигурисати тако да поруке не могу да се позову из вашег пријемног сандучета. Ако је то случај за вашег примаоца, ваш опозив неће функционисати.

Преусмерена пошта

Ако особа којој шаљете е-пошту има подешена правила за премештање порука у друге фасцикле , а та правила укључују вашу поруку, опозив неће функционисати. Функционише само када је порука непрочитана и остаје у пријемном сандучету особе.

Спречите слање е-поште коју треба опозвати

Као што смо видели, Оутлоок порука се може вратити, али постоји велика шанса да опозив неће успети. Најбољи начин да се носите са порукама е-поште за жаљење је да их уопште не шаљете. Звучи једноставно, али знам да није. У стварности, то се дешава свима нама, алипостоје неке ствари које можемо да урадимо да спречимо њихово слање.

Следећи метод може звучати чудно, али је од помоћи: можете да конфигуришете Оутлоок да има одлагање пре него што пошаље е-пошту. То значи да када притиснете дугме за слање, порука остаје у вашем сандучету одређено време пре него што је пошаље. То вам даје прилику да избришете/откажете е-поруке пре него што буду послате. За упутства о томе како да то урадите, погледајте овај Мицрософтов чланак.

По мом мишљењу, најбоље је да темељно прегледате или лекторишете оно што сте написали пре него што га пошаљете. Знам да понекад журимо, али самолекторирање ће ухватити 95% ваших грешака. Ако нисте добри у лектури, испробајте програм за проверу граматике као што је Граммарли, који се може користити за преглед вашег текста у Оутлоок-у.

Поновно читање е-поште више пута може да спречи многе проблеме. То осигурава да знате шта шаљете. Не заборавите да прегледате листу прималаца (чак и ЦЦ листу) и тему, јер се ту често јављају проблеми.

Што се тиче гадне е-поште коју жалите што сте послали свом колеги, то може бити мало другачије. Открио сам да је најбоља ствар за ово да прво напишем поруку. Не обраћајте га још никоме, јер не желите да га случајно пошаљете.

Када га напишете, прочитајте га поново. Затим се удаљите од рачунара или барем од Оутлоок-а. доћивратите се на то око 15 до 20 минута касније и поново га прочитајте. Јесте ли задовољни оним што сте рекли? Да ли тако желите да комуницирате са особом?

Одступање вам даје прилику да спречите ту брзу реакцију када кажете ствари због којих жалите. Ово ће вам такође омогућити да измените текст ако можете да смислите мирнији начин да објасните свој проблем.

Ако сматрате да је ваша порука преоштра или неприкладна, увек можете да је избришете и напишете нову један касније. Ако сте заиста спремни да га пошаљете, попуните поље „За“ именом примаоца и пошаљите га. Овај процес вам барем даје прилику да се охладите и уверите се да доносите рационалну одлуку.

Завршне речи

Ако сте у невољи због е-поруке за коју жалите што сте послали, то је могуће је да вам Оутлоокова функција опозива може помоћи да уклоните е-пошту пре него што је прималац прочита.

Ова функција дефинитивно није нешто на шта бисте се требали ослонити. Многе варијабле утичу на то да то функционише. Шансе су да ће га особа прочитати пре него што можете да пошаљете захтев за опозив.

Најбоља пракса је да одвојите време, лекторирате своје е-поруке и покушате да не шаљете реактивне поруке о којима нисте размишљали . Другим речима, превенција је најбољи лек за е-пошту са жаљењем.