Μόλις τελειώσατε τη σύνταξη ενός επείγοντος email προς τους συναδέλφους σας και βιάζεστε να το στείλετε -δεν έχετε χρόνο για διόρθωση. Πατάτε το κουμπί αποστολής. Στη συνέχεια, αμέσως μετά, συνειδητοποιείτε: στείλατε σε όλη την ομάδα σας πληροφορίες που δεν θα έπρεπε να δουν. Gulp .

Τι κάνετε; Αν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook και οι παραλήπτες σας χρησιμοποιούν το Outlook και αναλάβετε γρήγορα δράση, ίσως μπορέσετε να ανακαλέσετε το μήνυμα πριν το δει κανείς.

Μπορεί να είναι δύσκολο, αλλά το έχω δει να δουλεύει. Είστε έτοιμοι να το δοκιμάσετε; Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς.

Γιατί θα πρέπει να ανακαλέσω;

Μερικές φορές εργάζομαι με ευαίσθητες πληροφορίες και έχω κάνει το λάθος να τις στείλω σε λάθος άτομο. Αυτό είναι μάλλον το χειρότερο σενάριο, επειδή η ανάκληση του μηνύματος δεν λειτουργεί πάντα. Σίγουρα δεν πρέπει να βασίζεστε σε αυτό όταν πρόκειται για ιδιωτικά δεδομένα. Θα δούμε παρακάτω πότε η ανάκληση λειτουργεί και πότε όχι.

Η αποστολή μηνυμάτων με τυπογραφικά λάθη, από την άλλη πλευρά, δεν είναι τόσο μεγάλη υπόθεση. Ναι, είναι ενοχλητικό, αλλά δεν είναι το τέλος του κόσμου. Μπορεί ακόμη και να σας δώσει μια ιδέα για το ποιος πραγματικά διαβάζει τα μηνύματά σας όταν τα στέλνετε. Η ανάκληση μπορεί ενδεχομένως να σας βοηθήσει να ανακάμψετε από μια γραμματική καταστροφή - αλλά και πάλι, μην βασίζεστε σε αυτό.

Εδώ είναι μια δύσκολη περίπτωση: αν είστε αναστατωμένοι ή θυμωμένοι με κάποιον και, εν βρασμώ ψυχής, του γράψετε ένα καυστικό, αφιλτράριστο, οδυνηρό μήνυμα - το είδος που διαλύει σχέσεις. Αυτό θα μπορούσε να σας βάλει σε ένα πληγωμένο ντουλάπι, είτε πρόκειται για ένα αφεντικό, είτε για έναν συνάδελφο, είτε για έναν φίλο, είτε για τον σημαντικό άλλο. Αυτό μου έχει συμβεί - πραγματικά εύχομαι να είχα τότε ένα κουμπί ανάκλησης!

Μερικές φορές δεν δίνουμε προσοχή στην αυτόματη συμπλήρωση όταν απευθύνουμε το μήνυμα και ανακαλύπτουμε, πολύ αργά, ότι πήγε σε λάθος άτομο. Έχω λάβει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προορίζονταν για κάποιον άλλο- συμβαίνει συνέχεια. Αν είστε τυχεροί, μια ανάκληση μπορεί να λειτουργήσει και να σας σώσει από το λάθος σας.

Είμαι σίγουρος ότι υπάρχουν και άλλες περιπτώσεις που δεν σκέφτομαι, αλλά καταλαβαίνετε την εικόνα. Είναι εύκολο να στείλετε ένα μήνυμα που θα θέλατε να μην είχατε στείλει. Ας δούμε πώς μπορείτε να ανακαλέσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσα από την εφαρμογή Microsoft Outlook.

Βήματα για την ανάκληση ενός email

Τα παρακάτω βήματα θα σας επιτρέψουν να προσπάθεια για να ανακαλέσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook. Να θυμάστε ότι ο χρόνος είναι κρίσιμος παράγοντας. Πρέπει να το κάνετε αυτό πριν το άτομο το ανοίξει! Υπάρχουν επίσης και άλλοι παράγοντες πέρα από τον έλεγχό σας που μπορεί να προκαλέσουν την αποτυχία της διαδικασίας. Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για αυτούς στην επόμενη ενότητα.

Ακούστε τι πρέπει να κάνετε:

1. Επιλέξτε το φάκελο Απεσταλμένα αντικείμενα

Στο παράθυρο πλοήγησης ή φακέλων στην αριστερή πλευρά του Outlook, επιλέξτε το φάκελο "Απεσταλμένα αντικείμενα".

2. Βρείτε το απεσταλμένο μήνυμα

Στη λίστα των αποσταλμένων στοιχείων, βρείτε και επιλέξτε αυτό που θέλετε να ανακαλέσετε. Κάντε διπλό κλικ για να το ανοίξετε στο δικό του παράθυρο.

3. Επιλέξτε ενέργεια για ανάκληση

Στο παράθυρο, επιλέξτε την καρτέλα "Μήνυμα". Στη συνέχεια, από την ενότητα "Μετακίνηση", επιλέξτε "Περισσότερες ενέργειες μετακίνησης".

Τώρα επιλέξτε "Ανάκληση αυτού του μηνύματος".

4. Επιλέξτε Επιλογές

Θα πρέπει να αποφασίσετε αν θέλετε να "Διαγράψετε τα μη αναγνωσμένα αντίγραφα του μηνύματος" ή "Διαγράψετε τα μη αναγνωσμένα αντίγραφα και αντικαταστήσετε με ένα νέο μήνυμα." Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να λάβετε ένα μήνυμα που να σας ενημερώνει αν η ανάκληση είναι επιτυχής. Επιλέξτε το πλαίσιο αν θέλετε να λάβετε την επιβεβαίωση. Αυτό συνιστάται, καθώς μπορεί να είναι ο μόνος τρόπος για να γνωρίζετε αν λειτουργεί.

Κάντε κλικ στο, "OK." Εάν έχετε επιλέξει να αντικαταστήσετε το μήνυμα, θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο με το μήνυμα. Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Send" όταν είστε έτοιμοι να το στείλετε.

5. Αναζητήστε επιβεβαίωση

Υποθέτοντας ότι έχετε εγγραφεί για την ειδοποίηση, θα δείτε ένα μήνυμα που θα σας ενημερώνει για το τι συνέβη. Θα σας ενημερώσει για το ποιος ήταν ο αποδέκτης του αρχικού email, το θέμα του και την ώρα που στάλθηκε. Θα δείτε αν η ανάκληση ήταν επιτυχής, καθώς και την ημερομηνία και την ώρα της ανάκλησης.

Τι χρειάζεστε για να λειτουργήσει η ανάκληση

Έτσι, αν τα αστέρια είναι ευθυγραμμισμένα, η ανάκληση ενός email λειτουργεί; Για να είμαι ειλικρινής, είναι ένα ρίσκο. Τούτου λεχθέντος, είναι δυνατό, οπότε ας ρίξουμε μια ματιά στο τι πρέπει να συμβεί για να είναι επιτυχής η ανάκληση ενός email.

Εφαρμογή Outlook

Η πρώτη προϋπόθεση είναι ότι πρέπει να χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Microsoft Outlook desktop. Δεν θα μπορέσετε να ανακαλέσετε από τη διαδικτυακή διεπαφή της Microsoft.

Microsoft Exchange

Πρέπει να χρησιμοποιείτε ένα σύστημα αλληλογραφίας Microsoft Exchange. Εσείς και ο παραλήπτης πρέπει να βρίσκεστε στον ίδιο διακομιστή Exchange. Εάν πρόκειται για μια κατάσταση εργασίας, υπάρχει πιθανότητα να βρίσκεστε στον ίδιο διακομιστή Exchange με τους συναδέλφους σας. Αυτό σημαίνει ότι μπορεί να λειτουργήσει για αυτούς, αλλά όχι με οποιονδήποτε εκτός της εταιρείας σας.

Ανοιχτά μηνύματα

Η ανάκληση θα λειτουργήσει μόνο εάν ο παραλήπτης δεν έχει ανοίξει ακόμη το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μόλις το ανοίξει, τότε είναι πολύ αργά. Έχει μεταφερθεί στα τοπικά εισερχόμενά του.

Διαμόρφωση για να αγνοήσει το αίτημα

Το Outlook μπορεί να ρυθμιστεί έτσι ώστε να μην είναι δυνατή η ανάκληση μηνυμάτων από τα εισερχόμενά σας. Εάν αυτό ισχύει για τον παραλήπτη σας, η ανάκληση δεν θα λειτουργήσει.

Επανακατευθυνόμενη αλληλογραφία

Εάν το άτομο στο οποίο στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει ρυθμίσει κανόνες για τη μετακίνηση μηνυμάτων σε άλλους φακέλους και οι κανόνες αυτοί περιλαμβάνουν το μήνυμά σας, η ανάκληση δεν θα λειτουργήσει. Λειτουργεί μόνο όταν το μήνυμα δεν έχει διαβαστεί και παραμένει στα εισερχόμενα του ατόμου.

Αποτρέψτε την αποστολή email που πρέπει να ανακληθεί

Όπως είδαμε, ένα μήνυμα του Outlook μπορεί να ανακληθεί, αλλά υπάρχει μεγάλη πιθανότητα η ανάκληση να αποτύχει. Ο καλύτερος τρόπος για να αντιμετωπίσετε τα ατυχή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να μην τα στείλετε εξαρχής. Ακούγεται απλό, αλλά ξέρω ότι δεν είναι. Στην πραγματικότητα, συμβαίνει σε όλους μας, αλλά υπάρχουν κάποια πράγματα που μπορούμε να κάνουμε για να αποφύγουμε την αποστολή τους.

Η ακόλουθη μέθοδος μπορεί να ακούγεται παράξενη, αλλά είναι χρήσιμη: μπορείτε να ρυθμίσετε το Outlook ώστε να έχει μια καθυστέρηση πριν από την αποστολή του email. Αυτό σημαίνει ότι όταν πατάτε το κουμπί αποστολής, το μήνυμα παραμένει στα Εξερχόμενα για ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα πριν από την αποστολή του. Αυτό σας δίνει την ευκαιρία να διαγράψετε/ακυρώσετε τα email πριν από την πραγματική αποστολή τους. Για οδηγίες σχετικά με το πώς να το κάνετε αυτό, ρίξτε μια ματιά σε αυτό το άρθρο από τη Microsoft.

Κατά τη γνώμη μου, το καλύτερο πράγμα που μπορείτε να κάνετε είναι να ελέγξετε ή να διορθώσετε διεξοδικά αυτό που έχετε γράψει πριν το στείλετε. Ξέρω ότι μερικές φορές βιαζόμαστε, αλλά η αυτοεπιθεώρηση θα πιάσει το 95% των λαθών σας. Αν δεν είστε καλοί στη διόρθωση, δοκιμάστε ένα πρόγραμμα ελέγχου γραμματικής, όπως το Grammarly, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να ελέγξετε το κείμενό σας στο Outlook.

Το να ξαναδιαβάσετε το email σας πολλές φορές μπορεί να αποτρέψει πολλά προβλήματα. Σας εξασφαλίζει ότι ξέρετε τι στέλνετε. Μην ξεχνάτε να ελέγχετε τη λίστα παραληπτών (ακόμη και τη λίστα CC) και το θέμα, καθώς εκεί εμφανίζονται συχνά τα όποια προβλήματα.

Όσον αφορά το δυσάρεστο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μετανιώνετε που στείλατε στον συνάδελφό σας, αυτό μπορεί να είναι λίγο διαφορετικό. Έχω διαπιστώσει ότι το καλύτερο πράγμα που μπορείτε να κάνετε γι' αυτό είναι να γράψετε πρώτα το μήνυμα. Μην το απευθύνετε σε κανέναν ακόμα, καθώς δεν θέλετε να το στείλετε κατά λάθος.

Αφού το γράψετε, ξαναδιαβάστε το. Στη συνέχεια, απομακρυνθείτε από τον υπολογιστή σας ή τουλάχιστον από το Outlook. Επιστρέψτε σε αυτό περίπου 15 με 20 λεπτά αργότερα και ξαναδιαβάστε το. Είστε ευχαριστημένοι με αυτά που είπατε; Έτσι θέλετε να επικοινωνήσετε με το άτομο;

Η απομάκρυνση σας δίνει την ευκαιρία να αποτρέψετε την αντίδραση εν θερμώ, όπου λέτε πράγματα που μετανιώνετε. Αυτό θα σας επιτρέψει επίσης να αναθεωρήσετε το κείμενο, αν μπορείτε να σκεφτείτε έναν πιο ήρεμο τρόπο για να εξηγήσετε το θέμα σας.

Αν αισθάνεστε ότι το μήνυμά σας είναι πολύ σκληρό ή ακατάλληλο, τότε μπορείτε πάντα να το διαγράψετε και να γράψετε ένα νέο αργότερα. Αν είστε πραγματικά έτοιμοι να το στείλετε, συμπληρώστε στο πεδίο "Προς" το όνομα του παραλήπτη και στείλτε το. Αυτή η διαδικασία σας δίνει τουλάχιστον την ευκαιρία να ηρεμήσετε και να βεβαιωθείτε ότι παίρνετε μια λογική απόφαση.

Τελικά λόγια

Εάν βρίσκεστε σε δύσκολη θέση εξαιτίας ενός email που μετανιώσατε για την αποστολή του, είναι πιθανό η λειτουργία ανάκλησης του Outlook να σας βοηθήσει να αφαιρέσετε το email πριν το διαβάσουν οι παραλήπτες.

Αυτή η λειτουργία δεν είναι σίγουρα κάτι στο οποίο θα πρέπει να βασίζεστε. Πολλές μεταβλητές συμβάλλουν στο να λειτουργήσει. Οι πιθανότητες είναι ότι το άτομο θα το διαβάσει πριν μπορέσετε να στείλετε το αίτημα ανάκλησης.

Η καλύτερη πρακτική είναι να αφιερώνετε χρόνο, να διορθώνετε τα μηνύματά σας και να προσπαθείτε να μην στέλνετε αντιδραστικά μηνύματα που δεν έχετε σκεφτεί για κάποιο λόγο. Με άλλα λόγια, η πρόληψη είναι η καλύτερη θεραπεία για τα μηνύματα που σας προκαλούν λύπη.