InDesign là một chương trình bố cục trang ấn tượng, cho phép các nhà thiết kế tạo ra mọi thứ từ một tập tài liệu kỹ thuật số đơn giản cho đến các dự án in cộng tác phức tạp và phức tạp.

Nhưng khi đến lúc hoàn thành dự án của bạn, bạn sẽ thấy mình có vô số phông chữ, hình ảnh được liên kết và đồ họa phải được quản lý và thu thập cẩn thận để đảm bảo rằng đồng nghiệp và nhân viên hỗ trợ của bạn có thể xem tài liệu làm việc đúng cách.

Đó là lúc đóng gói tệp InDesign của bạn!

Đóng gói tệp InDesign có nghĩa là gì?

Các tệp InDesign thường năng động hơn nhiều so với các tài liệu sáng tạo khác mà bạn có thể tạo trong Photoshop hoặc Illustrator, vì vậy chúng cần được chú ý đặc biệt.

Trong khi thiết kế bố cục sách, hình ảnh, đồ họa và thậm chí cả nội dung chính cũng đang được thực hiện bởi các nhóm đồng nghiệp khác chuyên về các lĩnh vực đó.

Để cho phép nhiều nhóm làm việc đồng thời, bạn nên tạo liên kết tới tệp bên ngoài thay vì nhúng trực tiếp vào chính tài liệu InDesign .

Ví dụ: khi nhóm đồ họa đang tinh chỉnh các chỉnh sửa cho hình minh họa của họ, họ có thể cập nhật các tệp hình ảnh được liên kết và các bản cập nhật sẽ được hiển thị trong tài liệu InDesign mà nhóm bố cục trang không cần phải chèn lại các tập tin được cập nhật mỗi khi có thay đổi.

Đóng gói InDesignsao chép tất cả các hình ảnh, đồ họa và phông chữ được liên kết bên ngoài này vào một thư mục duy nhất để tài liệu của bạn có thể dễ dàng chia sẻ mà không gặp bất kỳ sự cố hiển thị nào.

Chuẩn bị đóng gói tệp InDesign của bạn

Nếu bạn là nhà thiết kế đơn lẻ, bắt đầu với một quy ước đặt tên nhất quán từ lâu trước bước đóng gói là một ý tưởng hay để khi các tệp InDesign của bạn được đóng gói cùng nhau vào một thư mục duy nhất, các tệp sẽ được sắp xếp rõ ràng.

Mô hình là gì không thực sự quan trọng, miễn là bạn nhất quán.

Tất nhiên, nếu bạn đang làm việc trong một môi trường cộng tác nhiều hơn thì việc tuân theo quy ước đặt tên nhất quán thậm chí còn quan trọng hơn!

Nhưng nếu bạn thực sự muốn chắc chắn rằng quy trình đóng gói sẽ hoàn tất đúng cách, bạn sẽ cần đảm bảo rằng tất cả các tệp và phông chữ đều khả dụng.

Do tính chất phức tạp của tài liệu InDesign và các sự cố hiển thị tiềm ẩn do thiếu liên kết gây ra, Adobe đã tạo một hệ thống có tên là Preflight để kiểm tra các tệp được liên kết, phông chữ, văn bản thừa và các tiềm năng khác bị thiếu sự cố hiển thị .

Bạn có thể chạy kiểm tra Preflight bằng cách mở menu Cửa sổ , chọn menu con Đầu ra và nhấp vào Preflight . Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Command + Option + Shift + F (sử dụng Ctrl + Alt + Shift + F nếu bạn đang sử dụng InDesign trên PC).

Tùy thuộc vào không gian làm việc hiện tại của bạn, bạn cũng có thể xem bản xem trước Preflight trong thanh thông tin tài liệu ở cuối cửa sổ tài liệu chính.

Cửa sổ Preflight sẽ cho bạn biết nó đã phát hiện ra những lỗi tiềm ẩn nào và những trang nào bị ảnh hưởng. Mỗi mục trong danh sách Preflight hoạt động như một siêu liên kết đến từng vị trí lỗi, cho phép bạn khắc phục mọi sự cố một cách nhanh chóng.

Cách đóng gói tệp InDesign

Khi bạn đã xem lại các cảnh báo Preflight của mình, đã đến lúc đóng gói tệp InDesign của bạn!

Bước 1: Mở menu Tệp và chọn Gói ở gần cuối menu. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Command + Option + Shift + P (sử dụng Ctrl + Alt + Shift + P nếu bạn đang sử dụng PC).

InDesign sẽ mở Gói hộp thoại chứa một số tab thông tin về tệp của bạn. Tóm tắt được hiển thị theo mặc định và miễn là bạn đã sửa tất cả các lỗi của mình bằng Preflight, sẽ không có gì ngạc nhiên ở đây.

Nếu bạn đang đóng gói tệp InDesign để in, bạn có thể chọn hộp Tạo hướng dẫn in , hộp này cho phép bạn cung cấp chi tiết in và thông tin liên hệ trong tệp văn bản thuần túy.

Bạn có thể chuyển sang bất kỳ tab nào để tìm hiểu thêm về các khu vực liên quan và, nếu cần, tìm hoặc thay thế các phông chữ bị thiếu và cập nhật các tệp được liên kếtđến các phiên bản mới nhất của họ.

Tôi muốn xử lý tất cả các chỉnh sửa này trước bước hộp thoại Đóng gói trong trường hợp tôi cần xem xét chi tiết hơn một trong các bố cục bị ảnh hưởng, nhưng mỗi nhà thiết kế đều có quy trình làm việc ưa thích của riêng họ.

Bước 2: Sau khi bạn hài lòng rằng mọi thứ đã sẵn sàng, hãy nhấp vào nút Gói . Nếu bạn đã chọn hộp Tạo hướng dẫn in trên trang Tóm tắt, giờ đây bạn sẽ có cơ hội nhập thông tin liên hệ của mình và bất kỳ hướng dẫn in nào.

Tiếp theo, InDesign sẽ mở cửa sổ Xuất bản gói . Đối với hầu hết các dự án, các tùy chọn mặc định đều được chấp nhận.

InDesign sao chép tất cả phông chữ và hình ảnh được liên kết vào thư mục gói cập nhật hình ảnh được liên kết trong tài liệu INDD chính, tạo tệp IDML (Ngôn ngữ đánh dấu InDesign), thường được sử dụng để tương thích giữa các chương trình và cuối cùng tạo một tệp PDF của tài liệu của bạn bằng cách sử dụng một trong các cài đặt trước xuất PDF có sẵn.

Lưu ý: cửa sổ trông hơi khác trên PC Windows nhưng các tùy chọn đều giống nhau.

Bước 3: Nhấp vào nút Gói (nút này sẽ có tên khó hiểu là Mở trên PC) và InDesign sẽ tiếp tục để đóng gói tập tin của bạn. Bạn có thể nhận được cảnh báo về việc sao chép tệp phông chữ, nhắc nhở bạn tuân thủ tất cả luật pháp địa phương và thỏa thuận cấp phép (và vì vậy, rõ ràng là bạn nên làm như vậy).

Câu hỏi thường gặp

Dành cho những bạn có nhiều thông tin hơncâu hỏi cụ thể về đóng gói tệp với InDesign, tôi đã trả lời một số câu hỏi thường gặp nhất bên dưới.

Tôi có một câu hỏi mà tôi đã bỏ lỡ? Hãy cho tôi biết trong phần nhận xét.

Làm cách nào để đóng gói tất cả các liên kết trong InDesign?

InDesign sẽ đóng gói tất cả các liên kết hiển thị theo mặc định nhưng bạn có thể đảm bảo rằng bạn đóng gói mọi liên kết có thể có trong tệp của mình bằng cách đảm bảo rằng cả Sao chép đồ họa được liên kết và Bao gồm phông chữ và Các Liên kết Từ Nội dung Ẩn và Không In được được chọn trong quá trình đóng gói.

Bạn có thể đóng gói nhiều tệp InDesign cùng một lúc không?

Thật không may, hiện tại không có phương pháp chính thức nào để đóng gói nhiều tệp InDesign cùng một lúc. Một số tập lệnh do người dùng tạo có sẵn trong diễn đàn người dùng Adobe, nhưng chúng không được hỗ trợ chính thức và có thể không hoạt động bình thường.

Làm cách nào để gửi gói InDesign qua email?

Khi bạn đã đóng gói tệp InDesign của mình, bạn có thể chuyển đổi thư mục thành một tệp nén duy nhất mà bạn có thể gửi qua email. Các hướng dẫn hơi khác nhau trên macOS và Windows, nhưng ý tưởng chung là giống nhau.

Trên Windows 10:

• Bước 1: Định vị thư mục mà bạn đã tạo bằng lệnh Gói trong InDesign
• Bước 2: Nhấp chuột phải vào biểu tượng thư mục, chọn menu con Gửi đến và nhấp vào Thư mục được nén (Nén)
• Bước 3: Đính kèm tệp nén mới vào email của bạn và gửi đi!

Trên macOS:

• Bước 1: Định vị thư mục mà bạn đã tạo bằng lệnh Gói trong InDesign
• Bước 2: Nhấp chuột phải vào biểu tượng thư mục và chọn Nén “Tên thư mục tại đây”
• Bước 3: Đính kèm tệp nén mới vào email của bạn và gửi đi!

Lời cuối cùng

Đó là tất cả những gì cần biết về cách đóng gói tệp InDesign – cũng như một số thông tin bổ sung mẹo về hệ thống Preflight, quy ước đặt tên và tạo tệp nén. Lúc đầu, nó có vẻ hơi choáng ngợp, nhưng bạn sẽ nhanh chóng bắt đầu đánh giá cao mức độ hữu ích của việc đóng gói các tệp InDesign của mình.

Đóng gói vui vẻ!