آپ کیا کر سکتے ہیں؟ کیا آپ پیغام بھیج سکتے ہیں؟ ٹھیک ہے، ہاں اور نہیں ۔ یہ ایک مشکل سوال ہے۔ یہ اس ای میل کلائنٹ پر منحصر ہے جسے آپ استعمال کر رہے ہیں۔ مختصر جواب یہ ہے کہ آپ کچھ محدود معاملات میں کر سکتے ہیں۔ لہٰذا، اگرچہ یہ ممکن ہے، یہ ایسی چیز نہیں ہے جس پر آپ کو اعتماد کرنا چاہیے۔

آئیے غیر بھیجی ہوئی ای میلز پر ایک نظر ڈالتے ہیں—آپ کو سب سے پہلے اس کی ضرورت کیوں پڑے گی، اور ایسا کرنے کا امکان مختلف خدمات اور گاہکوں کے ساتھ۔ ہم یہ بھی دیکھیں گے کہ ای میل بھیجنے کی ضرورت کو کیسے روکا جائے۔

مجھے ای میل بھیجنے کی ضرورت کیوں پڑے گی؟

ایسے حالات ہوتے ہیں جن میں ہم کوئی پیغام بھیجتے ہیں، پھر پتہ چلتا ہے کہ ہم اسے بھیجنے کے لیے بالکل تیار نہیں تھے یا اسے بالکل بھی نہیں بھیجنا چاہیے تھا۔

میرے کام کا اکثر تقاضا ہوتا ہے کہ میں کام کروں۔ حساس معلومات کے ساتھ۔ مجھے یہ یقینی بنانا ہے کہ میں جو بھیجتا ہوں وہ صحیح لوگوں تک جا رہا ہے اور یہ وہ معلومات ہے جو وہ دیکھ سکتے ہیں۔ یہ ایک ایسا منظر ہے جس میں ای میل کو غیر بھیجنا واقعی ایک نجات دہندہ ہو سکتا ہے۔ اگر آپ کا کام لائن پر ہے، تو آپ غلط شخص کو حساس معلومات نہیں بھیجنا چاہتے۔ امید ہے، اگر آپ حادثاتی طور پر ایسا کرتے ہیں، تو آپ اس پیغام کو بھیجنے سے پہلے ہی اسے ختم کر سکتے ہیں۔دیر سے۔

ایک زیادہ عام غلطی ٹائپ کی غلطیوں سے بھرا پیغام بھیجنا ہے۔ یہ شرمناک ہو سکتا ہے، لیکن یہ دنیا کا خاتمہ نہیں ہے — جب تک کہ یہ کسی ممکنہ آجر یا کلائنٹ کے لیے نہ ہو۔ اس صورت میں، اس کا مطلب نوکری کا امکان یا گاہک کھونا ہو سکتا ہے۔

ایک اور غلطی کسی ساتھی کارکن، باس، یا کسی اور کو ناراض ای میل بھیجنا ہے۔ جب ہم اپنے آپ کو روکے بغیر غصے میں کام کرتے ہیں، تو ہم اکثر کسی چیز پر ردعمل ظاہر کرتے ہیں اور کچھ لکھتے ہیں جو کاش ہم نے ایسا نہ کیا ہوتا۔ بغیر سوچے سمجھے بھیجے کے بٹن کو دبائیں، اور ہو سکتا ہے کہ آپ ایک ناگوار صورتحال میں ہوں۔

کاروباری دنیا میں، سب سے عام غلطیوں میں سے ایک غلط شخص کو ای میل ایڈریس کرنا ہے۔ آپ وصول کنندہ کا نام ٹائپ کرتے ہیں، اور خود بخود بعض اوقات غلط وصول کنندہ میں داخل ہوتا ہے۔

غیر بھیجی ہوئی ای میل

ای میل بھیجنے کی اہلیت کا انحصار اس سروس اور ای میل کلائنٹ پر ہوتا ہے جسے آپ استعمال کر رہے ہیں۔ اگر آپ Gmail استعمال کر رہے ہیں، تو آپ بھیج سکتے ہیں، لیکن آپ کو اس کے بارے میں جلدی کرنے کی ضرورت ہے۔ اگر آپ Microsoft Exchange سرور پر Microsoft Outlook ایپ استعمال کر رہے ہیں، تو ہو سکتا ہے آپ اسے یاد کر سکیں۔ دیگر ایپس یا سروسز کے پاس قابل اعتراض ای میل واپس لینے کے طریقے ہو سکتے ہیں۔ بہت سے دوسرے، جیسے Yahoo، ایسا نہیں کرتے۔

Gmail

آپ Gmail میں پیغام بھیج سکتے ہیں، لیکن ایسا کرنے کے لیے ایک محدود وقت ہے۔ آپ کے پاس کارروائی کرنے کے لیے صرف سیکنڈ ہیں، اور آپ کو کسی دوسری ونڈو یا ٹیب پر کلک کرنے سے پہلے اسے کرنا چاہیے۔ ایک بار جب آپ ای میل اسکرین سے دور ہو گئے یا وقت گزر گیا تو پیغام آ گیا ہے۔بھیجا گیا ہے۔

Gmail میں "Un send" یا "Undo" کی خصوصیت واقعی ای میل کو اَن سینڈ نہیں کرتی ہے۔ ہوتا یہ ہے کہ پیغام جانے سے پہلے ہی تاخیر ہوتی ہے۔ جب آپ "بھیجیں" کے بٹن پر کلک کرتے ہیں، تو ترتیب شدہ وقت کے لیے پیغام کو "ہولڈ بیک" کر دیا جاتا ہے۔ جب آپ "Undo" بٹن کو دباتے ہیں، تو Gmail پیغام نہیں بھیجتا ہے۔

آپ تاخیر کو 5 سے 30 سیکنڈ تک کنفیگر کر سکتے ہیں۔ اسے جی میل سیٹنگز کے "جنرل" ٹیب میں سیٹ اپ کیا جا سکتا ہے۔ ذیل میں دیکھیں۔

ای میل کو غیر بھیجنے کا عمل کافی آسان ہے۔ ایک بار جب آپ اپنے پیغام پر "بھیجیں" پر کلک کریں گے، تو Gmail ونڈو کے نیچے بائیں کونے میں ایک اطلاع ظاہر ہوگی۔ اسے نیچے کی تصویر کی طرح نظر آنا چاہیے۔

"Undo" بٹن پر کلک کریں، اور یہ پیغام کو بھیجے جانے سے روک دے گا۔ Gmail آپ کے اصل پیغام کو کھولے گا اور آپ کو اس میں ترمیم کرنے اور اسے دوبارہ بھیجنے کی اجازت دے گا۔ اس کے لیے بس اتنا ہی ہے۔

MS Outlook

Microsoft Outlook کا ای میل بھیجنے کا طریقہ بالکل مختلف ہے۔ ایم ایس آؤٹ لک اسے "ریکالنگ" کہتا ہے۔ جی میل کی طرح پیغام بھیجنے میں چند سیکنڈ تاخیر کرنے کے بجائے، یہ وصول کنندہ کے ای میل کلائنٹ کو کمانڈ بھیجتا ہے اور اسے ہٹانے کو کہتا ہے۔ یقیناً، یہ صرف اس صورت میں کام کرتا ہے جب وصول کنندہ نے پیغام نہ پڑھا ہو، اور اگر آپ دونوں مائیکروسافٹ ایکسچینج سرور استعمال کر رہے ہوں۔ پیغام کو یاد کرنے میں آپ کے بھیجے گئے پیغامات میں جانا شامل ہے۔آؤٹ لک، بھیجے گئے ای میل کو تلاش کرنا، اسے کھولنا، اور مینو پر "ریکال" پیغام تلاش کرنا (نیچے تصویر دیکھیں)۔ اس کے بعد آؤٹ لک آپ کو بتائے گا کہ آیا واپسی کامیاب رہی۔

اگر آپ مائیکروسافٹ آؤٹ لک کی یاد کو استعمال کرنے کے بارے میں مزید تفصیلات دیکھنا چاہتے ہیں، تو ہمارا مضمون دیکھیں: آؤٹ لک میں ای میل کو کیسے یاد کریں۔

ٹولز اور ٹپس

مختلف دیگر ای میل سروسز اور کلائنٹس ہیں؛ بہت سے لوگوں میں کسی نہ کسی قسم کا غیر بھیجنے یا کالعدم کرنے کا فنکشن ہوتا ہے۔ زیادہ تر جی میل کی طرح کام کرتے ہیں، جہاں بھیجنے میں تاخیر ہوتی ہے۔ اگر آپ اس بارے میں جاننا چاہتے ہیں کہ دوسری سروسز/کلائنٹس کیسے کام کرتے ہیں، تو اپنے ای میل کی ترتیبات یا کنفیگریشن دیکھیں اور دیکھیں کہ آیا یہ بھیجنے میں تاخیر کر سکتا ہے۔

مائیکروسافٹ آؤٹ لک میں تاخیر کی ترتیب ہوتی ہے تاکہ اگر آپ واپسی کا استعمال نہ کر سکیں۔ خصوصیت، آپ کو تاخیر ہو سکتی ہے۔ ای میل کو روکنے کے لیے، آپ کو آؤٹ باکس میں جانا ہوگا اور اسے بھیجنے سے پہلے اسے حذف کرنا ہوگا۔ بہت سے دوسرے کلائنٹس میں اسی طرح کی خصوصیات ہیں جو لاگو کی جا سکتی ہیں۔

میل برڈ ایک ای میل کلائنٹ کی ایک مثال ہے جسے پیغامات بھیجنے میں تاخیر کے لیے ترتیب دیا جا سکتا ہے۔

زیادہ تر کلائنٹس کے پاس ایسی خصوصیات ہوتی ہیں جو ہو سکتی ہیں۔ آپ کو ناپسندیدہ ای میلز بھیجنے سے بچانے کے لیے ترتیب دیا گیا ہے۔

افسوسناک ای میلز کو روکنا

اگرچہ ای میل پیغامات واپس لیے جا سکتے ہیں، لیکن اس بات کا ایک اچھا موقع ہے کہ واپس منگوا لیا جائے یا آپ اسے نہیں ماریں گے۔ "واپس" بٹن کافی تیزی سے۔ افسوسناک ای میلز سے نمٹنے کا بہترین طریقہ یہ ہے کہ انہیں پہلے نہ بھیجیں۔جگہ۔

اپنے پیغامات کو بھیجنے سے پہلے ان کا اچھی طرح جائزہ لیں: پروف ریڈنگ آپ کو ٹائپنگ سے بھری ای میلز بھیجنے سے روکے گی۔ اگر پروف ریڈنگ آپ کی چیز نہیں ہے تو کیا ہوگا؟ گرامرلی اکاؤنٹ حاصل کریں۔ یہ ایک انتہائی مددگار ایپ ہے۔

آپ کے پیغام کو متعدد بار پڑھنا۔ زیادہ تر مسائل اکثر غلط ایڈریس پر ای میلز بھیجنے، یا سبجیکٹ لائن میں گڑبڑ کرنے سے پیش آتے ہیں، اس لیے ان علاقوں کا خاص طور پر جائزہ لینا یقینی بنائیں۔

جہاں تک ناراض ای میل بھیجنے کا آپ کو پچھتاوا ہے، بہترین عمل ابلتا ہے۔ تین الفاظ کے لیے: بھیجیں مت مارو۔ ایک کہانی ہے کہ ابراہم لنکن، جب بھی وہ پاگل ہوتا تھا، ناراض کرنے والے فریق کو ایک چھلکا خط لکھتا تھا۔ پھر اس نے اسے نہیں بھیجا۔ اس کے بجائے، اس کی پالیسی یہ تھی کہ خط کو تین دن کے لیے دراز میں چھوڑ دیا جائے۔

اس کے بعد، وہ دراز کھولے گا، خط کو دوبارہ پڑھے گا (اکثر ٹھنڈے سر کے ساتھ) اور فیصلہ کرے گا کہ آیا اسے بھیجنا ہے۔ . 100% وقت، اس نے اسے نہیں بھیجا۔ یہاں کیا سبق ہے؟ جب آپ جذباتی ہوں تو بھیجنے کو مت ماریں۔ چلیں، واپس آئیں، اور فیصلہ کرنے کے لیے کچھ وقت نکالیں کہ کیا آپ واقعی اپنے دوست، پیارے، یا ساتھی کارکن کو اڑا دینا چاہتے ہیں۔

حتمی الفاظ

افسوسناک ای میل بھیجنا شرمناک ہوسکتا ہے۔ کچھ معاملات میں، یہ آپ کو نوکری، کلائنٹ، یا دوست کی قیمت لگا سکتا ہے۔ اس لیے پیغامات بھیجنے سے پہلے ان کا اچھی طرح جائزہ لینا ضروری ہے۔ اگر پیغامات غلطی سے بھیجے جاتے ہیں، تو آپ امید کرتے ہیں کہ ان کے باہر آنے یا پڑھے جانے سے پہلے انہیں ان بھیج سکتے ہیں۔

ہمیں امید ہےکہ آپ کو یہ مضمون مفید لگتا ہے۔ کسی بھی سوال یا تبصرے کے لیے براہ کرم ہم سے رابطہ کریں۔