Вы нажимаете на кнопку "Отправить" только что написанного письма, а затем понимаете, что оно отправлено не тому человеку, содержит то, что не следовало говорить, или содержит много опечаток. В любом случае, вы хотите забрать письмо, пока адресат не прочитал его. Это случается со всеми нами, и это может быть действительно неприятным чувством.

Что вы можете сделать? Можете ли вы отменить отправку сообщения? И да, и нет . Это довольно сложный вопрос. Он зависит от почтового клиента, который вы используете. Короткий ответ - можно, в некоторых ограниченных случаях. Поэтому, хотя это и возможно, не стоит на это рассчитывать.

Давайте рассмотрим вопрос об отмене отправки писем - зачем это вообще нужно, а также возможность сделать это с помощью различных сервисов и клиентов. Мы также рассмотрим, как предотвратить необходимость отмены отправки письма.

Зачем нужно отменять отправку электронной почты?

Бывают ситуации, когда мы отправляем сообщение, а потом обнаруживаем, что были не совсем готовы к его отправке или вообще не должны были его отправлять.

Моя работа часто требует, чтобы я работал с конфиденциальной информацией. Я должен быть уверен, что то, что я отправляю, попадает к нужным людям и что это информация, которую они могут увидеть. Это один из сценариев, в котором отмена отправки письма может стать настоящим спасителем. Если ваша работа находится на кону, вы не захотите отправлять конфиденциальную информацию не тому человеку. Надеюсь, если вы сделаете это случайно, вы сможете отменить отправку сообщения.пока не стало слишком поздно.

Более распространенной ошибкой является отправка сообщения с большим количеством опечаток. Это может быть неудобно, но это не конец света - если только речь не идет о потенциальном работодателе или клиенте. В этом случае это может означать потерю перспектив работы или клиента.

Другая ошибка - отправка гневного письма коллеге, начальнику или кому-либо еще. Когда мы действуем в гневе, не останавливая себя, мы часто реагируем на что-то и пишем то, что лучше бы не писали. Нажмите кнопку "Отправить" бездумно, и вы можете оказаться в неприятной ситуации.

В деловом мире одна из самых распространенных ошибок - адресовать письмо не тому человеку. Вы вводите имя получателя, а автозаполнение иногда вводит неправильного адресата.

Отмена отправки электронной почты

Возможность отменить отправку письма зависит от используемой вами службы и почтового клиента. Если вы пользуетесь Gmail, вы можете отменить отправку, но для этого нужно действовать быстро. Если вы используете приложение Microsoft Outlook на сервере Microsoft Exchange, вы можете отозвать письмо. Другие приложения или службы могут иметь возможность вернуть сомнительное письмо. Многие другие, например Yahoo, этого не делают.

Gmail

Вы можете отменить отправку сообщения в Gmail, но время на это ограничено. У вас есть всего несколько секунд, чтобы принять меры, и вы должны сделать это до того, как перейдете в другое окно или вкладку. Как только вы отойдете от экрана электронной почты или пройдет время, сообщение будет отправлено.

Функция "Отмена" или "Отменить" в Gmail не отменяет отправку сообщения. Происходит задержка перед отправкой сообщения. Когда вы нажимаете кнопку "Отправить", сообщение "задерживается" на заданное время. Когда вы нажимаете кнопку "Отменить", Gmail не отправляет сообщение.

Вы можете настроить задержку от 5 до 30 секунд. Это можно сделать на вкладке "Общие" в настройках Gmail. См. ниже.

Процесс отмены отправки письма довольно прост. После того как вы нажали кнопку "Отправить" на своем сообщении, в левом нижнем углу окна Gmail появится уведомление. Оно должно выглядеть так, как показано на рисунке ниже.

Нажмите кнопку "Отменить", чтобы остановить отправку сообщения. Gmail откроет ваше исходное сообщение, позволит вам изменить его и отправить снова. Это все, что нужно сделать.

MS Outlook

Метод отмены отправки сообщения электронной почты в Microsoft Outlook значительно отличается. MS Outlook называет это "отзывом". Вместо того чтобы отложить отправку сообщения на несколько секунд, как это делает Gmail, он посылает команду почтовому клиенту получателя и просит удалить сообщение. Конечно, это работает только в том случае, если получатель не читал сообщение, и если вы оба используете сервер Microsoft Exchange.

Для того чтобы отзыв сработал, необходимо соблюсти еще несколько факторов. Отзыв сообщения включает в себя переход к отправленным сообщениям в Outlook, поиск отправленного письма, его открытие и поиск сообщения "отзыв" в меню (см. рисунок ниже). После этого Outlook сообщит вам, успешно ли прошел отзыв.

Если вы хотите узнать больше подробностей о том, как использовать функцию отзыва в Microsoft Outlook, ознакомьтесь с нашей статьей: "Как отозвать электронное письмо в Outlook".

Инструменты и советы

Существуют различные другие почтовые службы и клиенты; во многих из них есть функция отмены отправки или отмены действия. Большинство из них работают аналогично Gmail, где существует задержка отправки. Если вам интересно, как работают другие службы/клиенты, посмотрите в настройках или конфигурации вашей электронной почты и выясните, может ли она задерживать отправку.

В Microsoft Outlook есть настройка задержки, так что если вы не можете использовать функцию отзыва, вы можете использовать задержку. Чтобы остановить письмо, вам нужно перейти в папку "Исходящие" и удалить его до того, как оно будет отправлено. Многие другие клиенты имеют аналогичные функции, которые можно реализовать.

Mailbird - это пример почтового клиента, который можно настроить на задержку отправки сообщений.

Большинство клиентов имеют функции, которые можно настроить для защиты от отправки нежелательных писем.

Предотвращение вызывающих сожаление электронных писем

Хотя сообщения электронной почты можно вернуть назад, существует большая вероятность того, что отзыв не удастся или что вы не успеете нажать кнопку "отменить" достаточно быстро. Лучший способ справиться с досадными сообщениями - не отправлять их в первую очередь.

Тщательно проверяйте свои сообщения перед отправкой: вычитка поможет вам избежать отправки писем с опечатками. А если вычитка - не ваш конек? Заведите аккаунт Grammarly. Это чрезвычайно полезное приложение.

Перечитайте свое сообщение несколько раз. Чаще всего проблемы возникают из-за отправки писем на неправильный адрес или из-за неправильной строки темы, поэтому обязательно просмотрите эти области.

Что касается гневного письма, об отправке которого вы жалеете, то лучшая практика сводится к трем словам: НЕ НАЖИМАЙТЕ ОТПРАВКУ. Существует история о том, что Авраам Линкольн, когда он злился, писал обидчику язвительное письмо. Затем он НЕ ОТПРАВЛЯЛ его. Вместо этого он оставлял письмо в ящике на три дня.

После этого он открывал ящик, перечитывал письмо (часто с гораздо более холодной головой) и решал, отправлять ли его. В 100% случаев он его не отправлял. В чем здесь урок? Не нажимайте кнопку "Отправить", когда вы эмоциональны. Уйдите, вернитесь и дайте себе время решить, действительно ли вы хотите взорвать своего друга, любимого человека или коллегу.

Заключительные слова

Отправка досадного сообщения может вызвать неловкость. В некоторых случаях это может стоить вам работы, клиента или друга. Вот почему важно тщательно проверять сообщения перед отправкой. Если сообщение отправлено по ошибке, вы можете надеяться отменить его, прежде чем оно попадет в сеть или будет прочитано.

Мы надеемся, что эта статья оказалась для вас полезной. Пожалуйста, обращайтесь к нам за любыми вопросами или комментариями.